Seit Einführung der DSGVO (Datenschutzgrundverordnung) müssen wir, sobald wir eine Werbe-E-Mail verschicken wollen, eine Einwilligung einholen. Und das BEVOR wir verschicken - nicht erst danach. Theoretisch ist das ja alles fein. In der Praxis kann das allerdings ganz schön holprig werden. Was genau zu beachten ist, habe ich mal in diesem Blog für Dich zusammengefasst.
Die rechtssichere Einwilligungserklärung
Das ist kein leichtes Unterfangen, denn das Problem, dass wir aufgrund der Anonymität des Internets haben, ist die Prüfung der Identität eines neuen Abonnenten für unseren Newsletter und die lässt sich nur bedingt überprüfen.
Die Daten, welche in unser Anmeldeformular getippt werden, müssen nicht zwangsläufig richtig sein. Gott sei Dank reicht es aber aus, wenn wir wissen, dass einer Person eine bestimmte E-Mail-Adresse zugeordnet ist, auf die sie zugreifen kann. Das wird uns durch das Double-Opt-In (DOI) Verfahren bestätigt.
Trotz allem gibt es einige Dinge zu beachten, wenn wir eine Einwilligung einholen müssen.
Es muss eindeutig aus der Einwilligung hervorgehen
- .. wem gegenüber die Einwilligung erklärt wird. - Hier musst Du unbedingt sehr präzise sein! Denn nur für diese Aktion, für welche diese Einwilligung gegeben wurde, ist die Einwilligung auch rechtskräftig. Für kein anderes Unternehmen oder auch andere Aktionen Deines eigenen Unternehmens.
- .. was genau bewilligt wird. - Zum Beispiel der Erhalt eines Newsletters oder eines E-Mail-Kurses.
- .. auf welche Weise du das tun darfst. - Per E-Mail, telefonisch oder auch per Post.
- .. zu welchem Zweck du diese Einwilligung erhältst.
Achte darauf, dass du die Einwilligungserklärung so eindeutig wie nur möglich darstellst. Außerdem soll der Einwilligende klar erkennen können, worin er einwilligt. Von allgemeinen Einwilligungen in AGB's (am besten noch versteckt in Textblöcken) wird von DSGVO-Beratern abgeraten. Es fehlt hier an der Eindeutigkeit und Transparenz der Einwilligung heißt es.
Bitte kein Juristen-Deutsch
Formuliere Deine Einwilligungen nicht in Juristen-Deutsch. Am besten sprichst Du klar und deutlich, was Du von dem Einwilligenden möchtest. Jede Mehrdeutigkeit, Überraschung oder unangemessene Benachteiligung geht nämlich zu Deinen Lasten. Eine Vorlage kann Dir eine Richtlinie geben, um in Deinen eigenen Worten deine Einwilligungserklärung zu formulieren.
Zusätzlich musst du als Unternehmer den Einwilligenden darüber informieren, wie er seine Einwilligung auch widerrufen kann. Der Widerruf darf übrigens nichts kosten. Noch ein wichtiger Punkt: Der Widerruf darf auf keinen Fall komplizierter als die Einwilligungserklärung sein. Am besten löst Du das mit einem simplen Abmeldelink in all Deinen E-Mails.
Eine Einwilligungserklärung zum Erhalt von Werbemails könnte so aussehen:
„Ich bin damit einverstanden, dass mir die Firma X ihren Newsletter per E-Mail zusendet. Ich kann diese Einwilligung jederzeit und kostenfrei mit einem einfachen Klick auf den Link Abmelden in jedem Newsletter widerrufen."
Sind vorausgefüllte Checkboxen OK?
In Fällen, in denen die Einwilligung zum Newsletter-Erhalt zusammen mit einer anderen Einwilligungserklärung abgegeben werden soll, gilt folgendes:
Eine Checkbox für eine (belegbare) Einwilligung darf nicht vorausgefüllt sein! Sie muss durch aktives Klicken aktiviert werden. Anderenfalls kann der Anmelder nämlich schlicht behaupten, diese Checkbox hat er nicht gesehen und keine Einwilligung gegeben. Den Gegenbeweis könntest Du nicht erbringen und das müsstest Du in diesem Fall.
Im Standardfall, also wenn Du nur die Einwilligung zum Newsletter-Erhalt abfragst, brauchst du keine Checkbox. Denn das gesamte Formular bezieht sich ja um die Einwilligung für den einen Vorgang.
Abgesicherter Newsletter-Anmeldeprozess
In manchen Situationen lässt es sich einfach belegen, dass der Anmelder tatsächlich seine Einwilligung selbst gegeben hat. Z.B. wenn Dir eine schriftliche Anmeldung durch Deinen Flyer oder Deinem Gewinnspiel vorliegen.
Anders sieht das aus, bei den anonymen Anmeldern auf Deiner Webseite. Angenommen, Du betreibst eine Webseite mit einem Formular, auf dem man seine Daten eintragen und sich zu einem Newsletter anmelden kann. Damit Du den Beleg der Anmeldung erbringen kannst, bedarf es mehr als der bloßen Archivierung dieser Daten. Hier kommt das Double-Opt-In (DOI) ins Spiel.
Verwende bei Anmeldung das rechtlich einwandfreie Double-Opt-In-Verfahren. Beim DOI muss die Anmeldung nach dem Ausfüllen und Abschicken des Anmeldeformulars ein zweites Mal durch Klicken auf einen Bestätigungslink, in einer speziell zu diesem Zweck gesendeten E-Mail an die eingetragene E-Mail-Adresse, bestätigt werden.
Erst wenn dieser Link bestätigt wurde, ist die Einwilligung rechtsgültig abgeschlossen. Diese Einwilligung muss unbedingt von Dir dokumentiert und dauerhaft nachweisbar sein.
BTW: Der Vorteil eines ERP-Systems wie Odoo Community ist auch der, dass all Deine Daten sich auf Deinem Server befinden und Du die komplette Kontrolle darüber hast. Das DOI ist mit dem Newsletter-Block im Odoo Website-Builder Standard und alle nötigen Angaben findest Du im E-Mail-Marketing Modul.
Eine Double-Opt-In-E-Mail mit dem Bestätigungslink, muss neben allen wichtigen Daten, auch ein korrektes Impressum/eine vollständige Signatur enthalten und muss frei von jeglicher Werbung sein. Wichtig ist auch ein Hinweis auf das Widerspruchsrecht (Art. 7 DSGVO) – also die Information, dass das Newsletter-Abonnement jederzeit beendet werden kann (ich hatte ja weiter oben bereits einen Mustertext gegeben).
Wusstest du schon?: Deine Bestandskunden dürfen auch ohne Einwilligung angeschrieben werden. Du musst allerdings die Email-Adresse Deines Kunden über den Verkauf Deiner Ware oder Deiner Dienstleistung erhalten haben.
In diesen Mailings dürfen allerdings nur eigene Produkte, welche denen ähneln, die der Kunde bereits gekauft hat, beworben werden. Up-Selling (also Ergänzung zu einem Kaufprozess), ist ebenfalls zulässig.
Wichtig ist, dass Dein Kunde die Möglichkeit hat, dem Erhalt der Werbung/des Werbe-Newsletters zu widersprechen.
Opt-Out / Abmeldung
Wie bereits mehrfach in diesem Blog erwähnt, muss der Abmeldelink aus rechtlichen Gründen immer vorhanden sein und befindet sich normalerweise im Fußbereich der E-Mail. Am einfachsten ist die Abmeldung mit einem s.g. Single-Opt-Out-Verfahren.
Löst der Abonnent den Opt-out (also die Abmeldung) aus, erhält der Abmelder mit der Weiterleitung auf eine Landingpage die Bestätigung, dass die Abmeldung erfolgreich war. Die E-Mail-Adresse muss im gleichen Zug von Dir aus deiner Mailingliste genommen werden.
Falls Du Odoo-Nutzer bist, ist hier eine gute Nachricht: Odoo macht das für dich automatisch.
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