Besonders wenn wir Projektbezogen arbeiten, ist es wichtig, eine genaue Vorstellung des Aufwandes der einzelnen Aufgaben zu haben. Diese Aufzeichnung hilft uns auch, den Fortschritt des Projekts im Auge zu behalten. Manche berechnen Projekte auch nach Zeitaufwand, in diesem Fall ist eine Zeiterfassung zum Beispiel unerlässlich.
Wie gut, dass alle Module in Odoo miteinander und ineinander arbeiten. So auch das Modul "Projekte" mit dem Modul "Zeiterfassung", welches uns bei der Erfassung des zeitlichen Aufwandes der zugewiesene Mitarbeiter für die betreffenden Projekte und Aufgaben unterstützt.
Mithilfe dieser beiden Module erhalten wir eine genaue Übersicht über die Zeitverteilung in unseren Projekten. Wie das alles funktioniert, erkläre ich heute in dieser Schritt-für-Schritt Anleitung für Odoo 15 Community.
Aktivierung der Funktion "Zeiterfassung" im Modul Projekte
Wenn wir ein neues Projekt im Modul "Projekt" starten, können wir die Funktion "Zeiterfassung" für dieses Projekt aktivieren. Die erfasste Zeit kann später für die Rechnungsstellung verwendet werden, wenn wir unser Projekt auf der Grundlage von Stundenzetteln abrechnen möchten.
In Odoo kann unser Projektleiter die geplante Zeit festlegen, d.h. die geschätzte Zeit, die ein bestimmtes Projekt in Anspruch nehmen wird. Parallel dazu erfasst Odoo die genaue Zeit, die für die Fertigstellung des Projekts benötigt wird. Die Integration von Stundenzetteln in das Odoo-Projektmodul ist einfach.
Um die Zeiterfassung in Odoo noch effektiver und einfacher zu gestalten, können wir bestimmte Schritte im Modul "Projekt" befolgen:
1. Wir weisen verschiedene Aufgaben für das Projekt zu.
Wenn wir ein Projekt in verschiedene Aufgaben aufteilen, erhalten wir eine genaue Vorstellung davon, welche Aktivitäten durchgeführt werden müssen, um die Aufgabe innerhalb der vorgegebenen Zeit zu erledigen.
2. Wir definieren Projektstufen für die Aufgaben
In Odoo können wir den Aufgaben, je nach Fortschritt, so genannten Projektstufen zuweisen. Nach Erreichen eines bestimmten Meilensteins (einer Projektstufe) können wir die Projektstufe manuell im Projektmodul ändern. Odoo zeichnet die durchgeführten Aktivitäten auf, so dass wir den Stundenaufwand des Projektes schnell und einfach mit unserem Kunden abrechnen können.
3. Einschätzung der Zeit, die für die Erledigung jeder Aufgabe benötigt wird
Wenn wir eine neue Aufgabe für ein Projekt erstellen, können wir angeben, wie viel Zeit für die Erledigung dieser Aufgabe voraussichtlich benötigt wird. Der Projektleiter kann nun die geschätzte Zeit und die tatsächlich erfasste Zeit analysieren. Wenn das Projekt aus dem Ruder läuft oder weit hinter der geplanten Zeit zurückliegt, können notwendige Anpassungen vorgenommen werden, um das Projekt wieder auf den richtigen Kurs gebracht werden.
4. Wir erfassen die tatsächlichen Stunden
Die Erfassung der tatsächlichen Zeit, die für jede Aufgabe in einem Projekt benötigt wird, hilft uns, einen realistischen Zeitrahmen für die Erstellung von Rechnungen zu erstellen. Die Nachverfolgung ist entscheidend, um sicherzustellen, dass die Projekte zum oder vor dem geplanten Zeitpunkt abgeschlossen werden und dafür ausreichend Zeit eingeplant wurde.
Um mit der Funktion "Zeiterfassung" arbeiten zu können, müssen wir diese in den Einstellungen des Projekt-Moduls aktivieren. Gehen wir hierzu wie folgt vor:
Wir öffnen in der Menüleiste des Projektmoduls das Menü Konfiguration. Im Dropdown-Menü finden wir die Option Einstellungen. Nun sehen wir dieses Fenster:
Hier aktivieren wir die Option Aufgabenprotokolle unter dem Bereich Zeitmanagement, wie im obigen Bild gezeigt.
Wenn wir nun ein neues Projekt anlegen, in dem wir auf Projekte/Anlegen klicken, öffnet sich ein PopUp-Fenster (wie oben im Bild). Hier ist nun die Option Zeiterfassung und Abrechenbar möglich zu aktivieren, je nachdem, ob die Stunden danach mit unserem Kunden abgerechnet werden sollen oder nicht.
Nachdem wir den Projektnamen in das entsprechende Feld eingetragen haben, klicken wir auf die Schaltfläche Anlegen.
Die Festlegung von Spalten für Projektbezogene Aufgaben hilft uns, den Fortschritt des Projektes besser verfolgen zu können. Wir können uns von Odoo Vorschläge für die Spaltenbezeichnungen geben lassen oder können diese selbst anlegen. In diesem Fall zeige ich nun Letzteres, da wir die Vorschläge der Spaltenbezeichnung in einem anderen Blog (den Sie hier lesen können) erklären.
Gehen wir auf das Einstellungsrädchen in der Spalte. Wählen wir aus der Dropdown-Auswahl Stufe bearbeiten.
Nun sehen wir folgendes Fenster:
Hier können wir den Namen der Spalte noch einmal verändern, wenn nötig. Wir können die jeweiligen Bedeutungen der farblichen Markierungen ändern, falls nötig. Und wir können eine Beschreibung der Spalte hinzufügen. Wir können auch bestimmen, ob diese Spalte in der Kanban-Ansicht eingeklappt sein soll (meist wenn es sich um die Endstufe handelt).
Beim Erstellen einer Aufgabe, sollten wir den Namen der Aufgabe eintragen, das Projekt wählen, die Aufgabe zuweisen, den Kunden wählen und das geplante Enddatum. Stichwörter sind für eine schnelle Suche super geeignet (unter benutzerdefinierte Filter) und wir können angeben, ob diese Aufgabe eine Wiederholung haben wird. Das Wort Terminwiederholung ist hier etwas falsch übersetzt.
Darüber hinaus können wir die Registerkarten Beschreibung, Zeiterfassung, Unteraufgabe und Abhängig von bearbeiten.
Wie im unteren Bild zu sehen, erhalten wir separate Felder, um die geplante Zeit und die verfolgte Zeit zu erfassen.
Bevor wir mit dem Projekt beginnen, sollten wir eine Frist für das Projekt festlegen, damit wir die Aufgaben innerhalb der geplanten Zeit erledigen können. Wir können die von uns angedachte benötigte Zeit, für die Erledigung der Aufgabe erforderlich ist, in das Feld ursprünglich geplanten Stunden eintragen.
Diese Zeit kann von der tatsächlich erfassten Zeit abweichen. Wir können die Zeit manuell über die Schaltfläche Eintrag hinzufügen erfassen. Wir geben das Datum, den Mitarbeiter, die Beschreibung und die aufgewendeten Stunden in dem entsprechenden Feld an.
Anhand der erfassten Zeit wird auch der Fortschritt der Aufgabe in Prozent und als Fortschrittsbalken angezeigt.
Da in Odoo 15 Community die einfache Möglichkeit fehlt, dass der Mitarbeiter bei Arbeiten für das Projekt mittels klicken der START und STOP Schaltfläche seine Arbeitszeit festhalten kann, möchte ich das o.g. Modul empfehlen.
Die Optionen zur Ansicht der verschiedenen Vorgänge in einem Projekt und zur Erstellung von Berichten werden durch Klicken auf die drei Punkte in der oberen rechten Ecke jedes Projekts angezeigt.
Wie in dem Bild links zu sehen, können wir hier die Optionen Ansicht nutzen, um die Aufgaben und Updates dieses Projekts anzuzeigen.
Ebenso ist es möglich alle hier gespeicherten Dokumente sowie die Zeiterfassung einzusehen:
In diesem Fenster sind die Datensätze aller Stundenzettel des ausgewählten Projekts zu sehen. Die Vorschau enthält das Datum, den Mitarbeiter, das Projekt, die Aufgabe, die Beschreibung und die für jede Aufgabe aufgewendeten Stunden.
Die Integration der Zeiterfassung in das Odoo-Projektmodul ist einer der wichtigsten Schritte bei der Verwaltung von Projekten. Mit Hilfe von Odoo ERP können Sie mühelos Arbeitszeiten für jede einzelne Aufgabe auf organisierte Weise erfassen.
