Ein gutes Lieferantenmanagement kann deinem Unternehmen viele Vorteile bringen. Zum Beispiel kann dein Einkauf entsprechende Lieferanten für deine jeweiligen Produkte prüfen und entsprechend dem Produkt zuordnen. So werden immer die besten Konditionen genutzt. Preisveränderungen können nachverfolgt werden. Mit einem besseren Überblick über den tatsächlichen Bedarf und die Häufigkeit von Lieferungen lassen sich Verträge besser aushandeln.
Mit dem Odoo 15 Einkaufsmodul kannst du dein Lieferantenmanagement perfekt führen und dir genau diese Vorteile sichern. Verfolge die Bestellungen bei deinen Lieferanten. Hole dir verschiedene Angebote für deine benötigten Waren und hinterlege sie in den Produkten in Odoo ERP. So können Bestellungen zu bestmöglichen Konditionen getätigt werden, es können aber auch Ausweichlieferanten angelegt werden, um einen Ausfall schnellstmöglich wieder zu beheben oder gar komplett zu verhindern.
Neben der Verwaltung deiner Lieferanten ermöglicht dir Odoo aber auch, Angebote einzuholen (Anfragen zu stellen) und Bestellungen auszulösen. Diese können dann direkt an Lieferanten gesendet werden. Komplett digital - ohne Odoo zu verlassen. Kein Papier, kein Scanner, kein weiteres Programm nötig. Dieser Blog gibt dir einen Einblick in die Verwaltung Ihrer Lieferanten.
Lieferanten-Informationen finden
Um hinterlegte Informationen zu deinen Lieferanten zu sehen, gehe im Einkaufsmodul in der Hauptmenüleiste auf "Aufträge" und wähle danach "Lieferanten".
Die Informationen zu deinen Lieferanten werden in einer übersichtlichen Kanban-Ansicht angezeigt. Hier siehst du Lieferanten, welche bereits in deinem Odoo System als solche erkannt wurden. Dein Odoo muss dazu Eingangsrechnungen verbucht haben. Diese Ansicht lässt sich rechts noch mit dem Icon in eine Listenform bringen.
Wer mit Odoo bereits arbeitet weiß, dass Odoo verschiedene Filter bietet, um bei einem größeren Aufkommen von Daten eine bessere Übersicht zu gewähren. Du kannst im Screenshot unten erkennen, welche Filter für deine Lieferanten-Informationen möglich sind. Natürlich kannst du wieder Benutzerdefinierte Filter hinzufügen.
Du kannst deine Lieferanten aber auch gruppieren lassen. Hier steht dir die Möglichkeit nach Verkäufer, nach Unternehmen und nach Land zu gruppieren.
Einen neuen Lieferanten anlegen
Um einen neuen Lieferanten in dieser Liste anzulegen, klicke auf die Schaltfläche "Anlegen". Es öffnet sich ein Eingabeformular wie hier im unteren Screenshot zu sehen.
Wähle hier zuerst, ob es sich um eine Einzelperson (vielleicht einen Freelancer) oder ein Unternehmen handelt. Danach gibst du den Namen des Lieferanten ein. Wenn du eins hast, wäre ein Logo sicher eine gute Möglichkeit den Lieferanten in einer Datenmenge schneller zu finden.
Nun die Adresse, Umsatzsteuer-Identnummer, die Telefon-Daten, E-Mail, Webseite. Ganz wichtig ist sicher die Angabe, in welcher Sprache kommuniziert werden soll. Natürlich nur, wenn du nicht ausschließlich mit deutschen Lieferanten arbeitest und auch nur die deutsche Sprache installiert wurde. Die Stichwörter können mit dem benutzerdefinierten Filter genutzt werden. Dazu erkläre ich mehr in meinem Kurs: Einarbeiten in Odoo 15 Community
Die Smarte Menü Leiste
Du siehst im unteren Screenshot die sogenannte "Smarte Menü Leiste". In dieser Leiste kannst du mit einem Klick verschiedene, mit diesem Kontakt zusammen-hängende, Vorgänge einsehen.
Zum Beispiel die bisherigen und die geplanten Meetings mit diesem Lieferanten.
Oder die offenen Anfragen (Chancen):
Aber auch die Rechnungen von diesem Lieferanten:
Es lohnt sich auf alle Fälle, diese Smarte Menü Leiste mal genauer zu betrachten. Sie kann einem sehr schnell wichtige Informationen bieten. Diese Leiste gibt es übrigens für jeden Kontakt. So hast du alle Informationen immer kompakt zusammen.
Wichtig!! Die Daten zu einem Kontakt werden immer nur entsprechend der Zugriffsrechte angezeigt!
Die Registerkarten
Du findest die Registerkarten unterhalb des Datenblattes. In der Registerkarte "Kontakte & Adressen" ist es möglich die Mitarbeiter des Lieferanten und die zugehörigen Informationen zu erstellen und einzusehen. So hast du einen schnellen Zugriff auf deinen Ansprechpartner.
Du kannst den Schriftverkehr, also die Kommunikation, mit dem Mitarbeiter des Lieferanten auch direkt über seine Kontaktdaten führen oder in dem entsprechenden Vorgang, wie z.B. einer Anfrage oder einer Bestellung. Je nachdem, zu welchem Topic die Kommunikation gehört.
In der Registerkarte Verkauf & Einkauf kannst du (in unserem Fall - der Anlage eines Lieferanten) die Daten zum Einkauf eintragen. Nämlich die Standard-Zahlungsbedingungen bei diesem Lieferanten für dein Unternehmen, die bevorzugte Zahlungsmethode und ob eine Erinnerung zur Zahlung erzeugt werden soll.
Auch die Steuerinformation, also die Steuerzuordnung kann hier hinterlegt werden. Alles was hier vermerkt bzw. hinterlegt wird, wird in den Anfragen und Bestellungen bereits eingetragen. So musst du diese Angaben nicht mehr nachschauen und eintragen.
Unter Diverse kann eine Referenz eingegeben werden. Wird sich diese allerdings zu jeder Bestellung ändern, würde ich es freilassen. Du kannst den Lieferanten hier auch einem Unternehmen zuordnen (Falls du mehrere Unternehmen in deinem Odoo System angelegt hast, kann das sinnvoll sein) und die Branche des Lieferanten vermerken. Eine DropDown-Auswahl gibt dir dazu Vorschläge. Die Webseite würde nur Sinn machen zu hinterlegen, wenn der Lieferant direkt Waren auf deiner Website anbietet (wie z.B bei Ebay oder bei Amazon).
Als nächstes haben wir die Registerkarte Abrechnung. Hier werden buchhalterische Daten hinterlegt. Zum einen die Bankverbindung(en) aus der wir wählen können, wenn wir eine Zahlung an den Lieferanten vornehmen. Zum anderen die Buchungskonten (Debitor und Kreditor) für die Buchungen. Wir können uns damit die Arbeit erleichtern.
Mit Klick auf die Schaltfläche Kontodetails anzeigen, zeigt uns Odoo einen Auszug aus allen Kontenbewegungen zu diesem Lieferanten.
Das Registerblatt interne Notizen gibt dir Platz für Bemerkungen, welche nur intern in deinem Unternehmen zu finden und zu lesen sein sollen. Du kannst dieses Registerblatt auch dafür nutzen, Notizen zu hinterlegen, welche sonst keinen richtigen Platz finden würden.
Ein Feld darunter hast du die Möglichkeit eine Warnung für diesen Lieferanten anzugeben. Diese Warnung wird bei der Anlage eines Beschaffungsauftrag (einer Bestellung) dem Einkäuferangezeigt. Du kannst den Workflow auch blockieren. Dann ist keine Bestellung bei dem Lieferanten möglich.
Der Registerkarte "Partner-Zuordnung" ist nur Beachtung zu schenken, wenn du mit Partnerschaften arbeitest. Es ist dir hierzu möglich den Geo-Standort des Partner-Lieferanten einzutragen. So kannst du dessen Standort auf deiner Webseite anzeigen lassen.
Auf diesem Blatt lässt sich auch die Partner-Aktivierung und die Partner-Bewertung verwalten. Du kannst das Level der Partnerschaft (Bronze, Silber, Gold und Platin) festlegen.
Du kannst die Aktivierung des Provisionsplans und die Stufengewichtung festlegen. Diese Angaben entscheiden darüber, ob der Partner eine Verkaufschance selbst annehmen darf oder nicht.
Unter der Partner-Bewertung kannst du die letzte Partnerbewertung, die nächste Partnerbewertung und den Beginn der Partnerschaft festlegen.
Die Registerkarte "Mitgliedschaft" ist nur angezeigt und interessant, wenn du die App Mitglieder in deinem Odoo unter dem Menü "Apps" installiert hast.
In dieser Karte hinterlegst du die Daten zu einer eventuellen Mitgliedschaft, wie z.B.
- ob das Mitglied kostenlos Mitglied sein darf (Freie Mitglieder)
- ob das Mitglied mit einem anderen Mitglied verbunden ist (z.B. wenn du Mitgliedschaften nach Familien, Unternehmen oder Vereine anbietest, könntest du mehrere Kontakt zu dieser Mitgliedschaft hinzufügen).
- der aktuelle Statut der Mitgliedschaft
Eine Historie der Mitgliedschaft finden wir darunter. Hier sind
- Datum des Beitritts
- Mitgliedschaften
- Mitgliedsbeiträge
- Rechnungen
- und der jeweilige Mitgliedschaftsstatus
Wenn du die Schaltfläche "Mitgliedschaft erwerben" klickst, öffnet sich ein PopUp Fenster (siehe Screenshot unten) und du könntest dort eine Mitgliedschaft für den Kontakt anlegen und auch berechnen.
Achtung!! Um eine Mitgliedschaft anbieten zu können, musst du diese unter dem Modul Mitgliedschaft, Hauptmenü Konfiguration unter "Mitgliedschafts-Produkt" anlegen. Du siehst hier ein Screenshot:
Letzte Punkte
Bitte vergesse nie deine Eingaben in regelmäßigen Abschnitten, aber auf alle Fälle vor dem Schließen, zu speichern. Sehr wichtig! Du kannst Änderungen vornehmen, in dem du wieder auf "die Schaltfläche bearbeiten" klickst. Auch danach wieder unbedingt auf Speichern klicken.
Zusätzliche Aktionen wie:
- das Archivieren des Lieferanten
- das Duplizieren des Lieferanten-Datenblattes (super praktisch, wenn man in der Vorbereitung zur Arbeit mit dem Modul steckt)
- das Versenden einer SMS (Achtung!! nicht kostenfrei. Benötigt Odoo Guthaben) und
- das Gewähren eines Portalzugriffs für diesen Lieferanten
kannst du, im abgespeicherten Modus (nicht unter Bearbeitung zu sehen), mittig über die Schaltfläche Action vornehmen.
Das war es von meiner Seite zu diesem Thema. Schaue in unsere weiteren Blogs mit Einblicken in die Einarbeitung in Odoo 15 oder buchen Sie unsere Video Online-Schulungskurse.
