Es ist möglich in Odoo ERP, Mitarbeiter einem Projekt zuzuweisen und ihre Arbeitsstunden in Odoo zu verfolgen. Die Details zu jedem einzelnen Produkt und Material, das für die Fertigstellung eines Projekts verwendet wird, können in der entsprechenden Registerkarte erfasst werden.
Durch die Erfassung von Zeit und Material, die für ein Projekt verwendet wurden, unterstützt Odoo euch dabei, Rechnungen für Kunden exakt zu erstellen. Nach Abschluss eines Projekts könnt ihr, mit wenigen Klicks, Rechnungen für den Projektkunden erstellen.
In diesem Artikel zeigen ih euch unterschiedliche Methoden zur Abrechnung für Projekte.
Mögliche Methoden der Projekt-Abrechnungen
Mit Odoo hast du ein effizientes Projektmanagement an der Hand, mit der du all eure Projekte systematisch verwalten und organisieren könnt. Das Projektmodul in Odoo ist eine große Erleichterung für dich und dein Team. Wenn du mehr zum Projekt-Modul in Odoo erfahren möchtest, lese gerne auch unseren Blog zum Thema "Wie arbeitet man mit der Zeiterfassung im Modul "Projekt", "Wie kann ich Projekte in Odoo 15 analysieren" oder "Wie nutzt man die Kanban-Ansicht in Odoo 15".
In Odoo ist es möglich eine Rechnung für ein Projekt auf der Basis von drei Faktoren zu erstellen:
1. Auf Basis einer Vorauszahlung/eines Festpreises
2. Auf der Basis von Stundenzetteln
3. Auf Basis von Meilensteinen
Du kannst Projekte einer dieser Faktoren zuweisen, wenn du das Projekt als Dienstleistungsprodukt in deinem Odoo Verkaufsmodul anlegst, um Kundenaufträge damit zu erstellen. Solltest du unterschiedlich verfahren wollen, lege einfach mehrere Projekt-Dienstleistungen an (für jede Methodik, mit der du abrechnen möchtest ein Produkt).
Ich möchte dir alle drei Methodiken der Fakturierung für ein Projekt im Detail erklären.
1. Rechnung auf Basis einer Vorauszahlung/eines Festpreis
Wenn du Rechnungen zu einem Festpreis oder auf Basis einer vorausbezahlten Leistung (z.B. Stundenpakete, Bundle, Fix-Menge, etc.) erstellen möchtst, kannst du die Methode Rechnung auf Basis der Vorauszahlung/des Festpreises (Prepaid/Festpreis) verwenden.
Bei dieser Methode erstellt Odoo Rechnungen für die komplett vom Kunden bestellte Menge. Du kannst die Rechnung vor oder nach der Fertigstellung des Projekts erstellen.
Unser erstes Beispiel: Ein Kunde bestellt 100 Stunden Programmierung und ihr benötigt für den Auftrag nur 60 Stunden. Wenn du die Fakturierungsregel auf Vorauszahlung/ Festpreis eingestellt hast, erstellt Odoo eine Rechnung für die gesamten 100 Stunden des vom Kunden bestellten Produktes. Egal, was ihr tatsächlich an Stunden verbraucht habt.
Um Rechnungen erstellen zu können, müssen wir zunächst das Projekt als Dienstleistung im Verkaufsmodul konfigurieren und den Kundenauftrag für das Projekt erstellen und bestätigen.
Wir gehen also auf das Verkaufsmodul und dort auf Produkte. Wir klicken auf Anlegen. Es öffnet sich ein Datenblatt. Bei der Anlage der Dienstleistung (Produktes) können wir nun die Produktart Dienstleistung auswählen.
Die Fakturierungsregel für das Produkt sollte in unserem Fall Prepaid/Festpreis sein. Nun können wir mit diesem Produkt einen Kundenauftrag für einen Kunden erstellen.
Um den Verkaufsauftrag zu bestätigen, klicken wir auf die Schaltfläche Bestätigen. Nun können wir die Rechnungen für das Projekt erstellen. Bei der Prepaid/Festpreis-Methode sollte der Kunde für alle bestellten Mengen bezahlen.
Angenommen, dein Projekt ist fertiggestellt und du möchtest es abrechnen, kannst du über das Projektfenster die Möglichkeit nutzen, direkt eine Rechnung zu erstellen. Siehe hier:
Hier siehst du das Projekt, welches für unseren Auftrag im Projekt-Modul angelegt wurde.
Wenn du nun auf Konfiguration in der Menüleiste gehst, dort auf Projekte klickst, siehst du die Auflistung wie oben gezeigt.
Hier klicken wir wieder auf unser Projekt S00058 und kommen zu diesem Datenblatt:
Nun gehen wir hier auf Rechnung erzeugen. Die dritte lila Schaltfläche über dem Datenblatt. Nun haben wir eine Rechnung erzeugt. Diese kann unter dem Modul Abrechnung eingesehen werden:
Achtung! Die Rechnung wird nur als Entwurf gespeichert. Du musst die Rechnung noch bestätigen.
2. Rechnungen auf Basis von Stundenzetteln
Die Erfassung von Stundenzetteln ist eine wichtige Aufgabe im Projektmanagement. Im Projektmodul von Odoo kannst du die Zeit erfassen, die deine Mitarbeiter für jede Aufgabe in einem Projekt aufgewendet haben.
Ein einzelnes Projekt kann verschiedene Aufgaben umfassen, und für die Erledigung dieser Aufgaben können dem Projekt verschiedene Mitarbeiter zugewiesen werden. Diese aufgezeichneten Zeiten können zur Erstellung von Rechnungen verwendet werden.
Deine Mitarbeiter können im Projekt ihre Stunden eintragen. Das könnte aussehen wie im obigen Bild. Hier haben wir die 100 Stunden als geplante Stunden eingetragen und der Mitarbeiter arbeitet nun seit einer Woche an diesem Auftrag. Er hat seine Arbeitszeit dort festgehalten. Wir können sehen, dass hier 40 Stunden verbraucht wurden und noch 60 Stunden offen sind.
Hier können alle Details der aufgewendeten Stunden von jedem Mitarbeiter auf der Registerkarte Zeiterfassung der jeweiligen Aufgabe bzw. Unteraufgabe eingesehen werden.
Wenn du nach den erbrachten Stunden abrechnen möchtest, verwende die Fakturierungsregel: Auf Basis von Stundenzetteln (Based on Timesheets) in deiner Produktanlage für deine Projekte.
Nun ist unser Dienstleistungs-Produkt so angelegt, dass wir ein Angebot und eine Rechnung erstellen können.
Wir können im Modul Projekt unser erstelltes Projekt mit der Auftragsnummer sehen.
Wenn wir nun wieder auf Konfiguration / Projekte und unserem Auftrag gehen, kommen wir zu diesem Fenster. Dort klicken wir auf Rechnung erzeugen - der dritten lila-farbenen Schaltfläche über dem Datenblatt.
Dieses PopUp Fenster öffnet sich und Sie können den Zeitraum wählen, welcher abgerechnet werden soll. Wir haben für unser Beispiel nun die Woche 14. bis 19.2.2022 festgelegt.
Das ist nun unser Rechnungsentwurf, welchen wir nun direkt in Projekte auch bestätigen können.
Hier kann man nun erkennen, dass nur die 40 geleisteten Stunden abgerechnet werden und nicht die komplett in Auftrag gegebene Stundenanzahl von 100 Stunden. Die Rechnung kann direkt von hier mit Senden & Drucken digital versendet werden. Wobei drucken bedeutet, dass die Rechnung als PDF-Datei gespeichert wird, heruntergeladen und gedruckt werden kann.
P.S. Du kannst auch oben rechts im Datenblatt die erfassten Stunden erkennen.
3. Rechnung basierend auf Meilensteinen
Wie du eventuell schon weißt, kannst du, um den Druck auf deine Mitarbeiter zu senken und die Arbeit systematischer zu organisieren, in Odoo Aufgaben auch in Unteraufgaben aufteilen. Diese Funktion ist von Vorteil, um z.B. größere Projekte in kleinere Meilensteine zu unterteilen.
Odoo unterstützt euer Team, das Projekt Schritt für Schritt abzuschließen. Dies ist auch nützlich, um den Fortschritt des Projekts immer überprüfen zu können.Du kannst jede Projektphase in verschiedene Meilensteine unterteilen und so auch je abgeschlossenen Meilenstein eines Projekts eine Rechnung erstellen.
Du kannst diese Meilensteine für ein Projekt konfigurieren, indem du in der smart menu Schaltfläche auf Milestones (also Meilensteine) im Projekt selbst klickest (siehe oben). Es öffnet sich dieses Fenster:
Für unser Fallbeispiel habe ich den ersten Meilenstein erreicht. Wir können also eine Rechnung auf der Basis dieses Meilensteins erstellen. Dazu fügen wir das Projekt als Dienstleistungsprodukt im Verkaufsmodul hinzu.
Wir stellen die Fakturierungsregel auf Basierend auf Meilensteinen, wie in der Abbildung oben gezeigt. Als nächstes müssen wir den Verkaufsauftrag für dieses Produkt erstellen. Die Kundenauftragszeilen im Kundenauftrag definieren die Meilensteine des Projekts, die in Rechnung gestellt werden sollen, indem die Liefermenge festgelegt wird.
Wir legen einen Verkaufsauftrag an, der pro Meilenstein eine Position zur Abrechnung enthält. Wenn der erste Meilenstein erreicht ist, wie in unserem Fallbeispiel, klicken wir auf den jeweiligen Meilenstein und geben die Menge als Ausgeliefert an.
Nun können wir diese Position abrechnen, in dem wir auf Rechnung erzeugen klicken.
Wir erzeugen unsere Rechnung und bestätigen diese. Wir können die Rechnung von hier aus per Email Senden & Drucken.
Wusstest du schon:
Nachdem du eine Rechnung erstellt hast, kannst du die Option Einzahlung erfassen verwenden, um eine eingegangen Zahlung der jeweiligen Rechnung zuzuordnen. So ist deine Offene-Posten-Liste immer aktuell.
