Bevor dein Unternehmen Einkäufe tätigt, fordert es in der Regel zuerst ein Angebot bei deinen Lieferanten an. Diese Anfragen sollten präzise sein und alle relevanten Informationen enthalten, damit das Angebot auch korrekt ist. Mit dem Einkaufsmodul in Odoo 15 Community können s.g. Angebotsanfragen sehr einfach erstellt und auch direkt versendet. Das Modul Einkauf hilft deinem Unternehmen auch dabei, diese Angebote in den Produkten als Lieferanten-Preisliste zu hinterlegen, sodass ihr schnell den passenden Lieferanten zu eurem Beschaffungsbedarf findet.
Wir schauen uns in diesem Blog die Angebotsanfrage genauer an.
Übersicht Angebotsanfragen in Odoo Einkauf
Eine Auflistung aller bisherigen Anfragen an eure Lieferanten findest du im Modul Einkauf unter dem Hauptmenüpunkt Aufträge im ersten Menüpunkt Angebotsanfragen. Nachdem du hier geklickt hast, wird dir das unten gezeigte Dashboard angezeigt.
Im Bereich Alle Anfragen siehst du einen Kurzbericht in dem alle Anfragen in drei Kategorien unterteilt sind. Zu senden, Warteliste und Verspätet. Darunter siehst du ebenfalls die jeweilige Anzahl der Anfragen.
In diesem Dashboard siehst du auch den durchschnittlichen Bestellwert, sowie die durchschnittliche Durchlaufzeit der Bestellungen, ebenso wie die Summe aller Bestellungen in den letzten sieben Tagen und die versendeten Angebotsanfragen innerhalb der letzten sieben Tagen.
Informationen zu den bisher erstellten Angebotsanfragen siehst du in der Liste darunter. Hier gibt es auf einen Blick die Referenznummer, Lieferantenname, welches Unternehmen angefragt hat, den zuständigen Einkäufer, die Bestellfrist, die nächste geplante Aktivität, den Referenzbeleg (also die Vorlage, falls vorhanden und genutzt), den Gesamtbetrag und den Status der Anfrage zu sehen.
Wie immer in Odoo sind entsprechende Filtermöglichkeiten der Daten gegeben. Wenn du auf Filter klickst, hast du die Möglichkeit, die Liste nach: Meine Einkäufe, Markiert, Anfragen, Bestellungen, Bestellmeldung, Zur Genehmigung, Bestelldatum, Angebotsanfragen im Entwurf, Wartende Anfragen, Verspätete Anfragen und Warnungen filtern zu lassen.
Deine Angebotsanfragen können natürlich auch gruppiert werden. Gehe hierzu auf Gruppieren nach und wähle aus den Möglichkeiten: Lieferant, Einkäufer und dem Bestelldatum.
Diese Dashboard-Ansicht ist standardmäßig in einer Listen-Ansicht zu sehen. Wer es lieber in Kanban-Ansicht mag, kann das rechts mit einem Klick auf umstellen.
Es gibt noch weitere Ansichtsmöglichkeiten, wie z.B. die Pivot:
Diagramm:
Kalender und geplante Aktivitäten:
Angebotsanfrage einsehen
Wenn du eine Angebotsanfrage einsehen oder ändern möchtest, gehst du dazu einfach auf die Anfrage in der Liste. Es öffnet sich ein Datenblatt mit allen Informationen zu dieser Anfrage.
- Den Name des Lieferanten
- Die Lieferantenreferenz, falls vorhanden
- Den Kaufvertrag, falls vorliegend
- Die Bestellfrist (bzw. Bestätigung, sobald die Anfrage zu einer Bestellung wurde)
- Das Lieferdatum
- Ob eine Bestätigung erwartet wird und in welchem Zeitraum
- Wohin die Bestellung geliefert werden soll
In der Registerkarte Produkte siehst du den Namen des anfragten Produkts, die Beschreibung, die angefragte Menge, die Einkaufs-Maßeinheit, den Stückpreis, die enthaltenen Steuern und die Zwischensumme. Wobei der Stückpreis von den bisherigen Lieferanten oder Anfragen gezogen wird. Sollte es noch keinen geben, wird hier nichts angezeigt.
Auf der vom Lieferanten angezeigten Angebotsanfrage wird dieser Preis nicht ausgeworfen.
In der Registerkarte Weitere Informationen findest du Angaben zu:
- zuständiger Einkäufer
- das anfragende Unternehmen
- Referenzbeleg, falls vorliegend
- Lieferbedingung, falls bekannt
- Fakturastatus
- Zahlungsbedingungen, falls bereits bekannt
- Steuerzuordnung
Angebotsanfrage per E-Mail versenden
Indem du auf Per E-Mail versenden bzw. Per E-Mail erneut senden klickst, öffnet sich ein PopUp Fenster. Mit diesem Formular kannst du eine Anfrage direkt über Odoo versenden, soweit dein Odoo mit einem E-Mail-Server verbunden wurde. Klicken auf senden und der Lieferant erhält deine Angebotsanfrage.
Angebotsanfrage drucken (PDF)
Ich habe dir das erzeugte PDF hier einmal eingestellt. Du kannst den Fehler im Dokument eventuell auch gleich erkennen. Es steht hier Bestellung statt Bestellanfrage oder Anfrage. Dieses Formularproblem kann der Odoo-Partner deines Vertrauens sicher für dich lösen. Falls nicht, melde dich gerne bei uns.
Bestellbestätigung
Es gibt nun zwei Szenarien. Zum einen erhältst du einen Preis vom Lieferanten und sagst: Ok, der Preis ist gut, aber mal sehen was ein anderer Lieferant zu bieten hat. Du gibst das Angebot über die Lieferanten-Preisliste zu deinem Produkt hinzu und wartest das zweite Angebot ab.
Das zweite Szenario: Das Angebot des angefragten Lieferanten ist derart gut, dass du sofort eine Bestellung auf den Weg bringen willst. Durch klicken auf Auftrag bestätigen in der Anfrage, aktivierst du eine Bestellung.
Du kannst den veränderten Status in Beschaffungsauftrag sofort sehen. Sowohl im Auftrag, als auch in der Anfragenliste. Siehe unten.
Die Anfrage/Bestellung kann jedoch auch jederzeit durch klicken der Schaltfläche Abbrechen storniert werden. Außer, du hast die Funktion der Sperre für bestätigte Bestellungen in den Einstellungen (Konfigurationen) gewählt. Dann geht das nicht mehr. Es ist möglich, den Auftrag auch einzeln und manuell über die Schaltfläche Sperre für einen Abbruch/Stornierung zu sperren.
Einen neue Angebotsanfrage erstellen
Wenn du eine neue Angebotsanfrage erstellen möchtest, ist das über das Dashboard der Angebotsanfragen und der Schaltfläche Anlegen möglich. Es öffnet sich ein leere Eingabemaske für die Anfrage. Du gibst dort alle Angaben ein, wie wir sie weiter oben schon besprochen haben.
Vergesse auf keinen Fall deine Eingaben zu speichern.
