Das Erzeugen und Anlegen von Rechnungen in Odoo werden im Modul Abrechnung vorgenommen. Hier werden nicht nur Rechnungen erstellt, sondern und Zahlungen angelegt und zugewiesen.
Odoo Community hilft euch, die Erstellung von Kundenrechnungen bestmöglich zu automatisieren, natürlich basierend auf eurem Geschäftsmodell und den von euch verwendeten Modulen. Ich habe hier eine Schritt-für-Schritt Anleitung zur Erstellung einer Kundenrechnung mit verschiedenen Bezahlungen für euch erstellt.
Rechnung erzeugen
Das Erzeugen von Kundenrechnungen und die Zuweisung von Zahlungen gehören zu jedem Unternehmen. Heutzutage ist eine professionelle Rechnung wichtig und wird auch erwartet. Eine rein digitale Ausführung ist, alleine schon aus Gründen der Nachhaltigkeit, wünschenswert wenn nicht sogar angebracht.
Eine Rechnung ist ein Datensatz, welcher Informationen über das an den Kunden gelieferte Produkt oder die erbrachte Dienstleistung und den Geldbetrag, den der Kunde dem Unternehmen schuldet, enthält. Dazu gehören Produktinformationen, Kundeninformationen und Zahlungsinformationen.
Mit Hilfe des Abrechnungsmoduls von Odoo können wir eine Kundenrechnung direkt vom Dashboard aus erstellen. Dazu müssen wir nur auf die Schaltfläche "Neue Rechnung" klicken.
Füge hier den Namen des Kunden in das Feld "Kunde" ein, an den du eure Waren verkaufen möchtest.
- Die Zahlungsreferenz wird, wenn eingetragen, zu einer Journalposition hinzugefügt.
- Das Rechnungsdatum gibt an, wann die Rechnung erstellt wurde.
- Das Fälligkeitsdatum ist ein Datum, das anzeigt, wann eine Zahlung fällig ist. Wir können aber auch eine vorangelegte Zahlungsvereinbarung anstelle einem Datum hinterlegen. Odoo berechnet die Fälligkeit dann selbst.
- Das Journalfeld gibt euch die Möglichkeit die Rechnung einem anderen Journal als vorgeschlagen zuzuweisen.
- In der Registerkarte "Rechnungszeile" können wir die zu fakturierenden Produkte hinzufügen.
- Nach dem Bestätigen der Rechnung erhalten wir die vorbereiteten Journaleinträge in der Registerkarte "Buchungszeilen".
- In der Registerkarte "Weitere Informationen" können wir Rechnungsdetails wie Kundenreferenz, Verkäufer, Verkaufsteam, Empfängerbank und Buchhaltungsdetails wie Firma, Lieferbedingung, Steuerzuordnung usw. hinzufügen.
- Wenn wir die Option "Automatisch buchen" aktivieren, wird die Rechnung automatisch am genannten Rechnungsdatum gebucht.
Geben wir nun alle benötigten Informationen in ein Beispiel ein. Wir erstellen eine Rechnung in Höhe von 13.968,22 Euro an. Wir speichern diese ab, sobald wir alle unsere Details eingegeben haben und bestätigen diese.
Unsere Beispiel-Rechnung mit allen benötigten Daten / Rechnungszeilen
Erzeugte Journaleinträge der Rechnung unter Buchungszeilen
Informationen unser der Registerkarte "Weitere Informationen"
Online-Ansicht unserer Musterrechnung (nachhaltige, rein digitale Rechnung)
Teilzahlungen erfassen
Manchmal kann es vorkommen, das unser Kunde aufgrund unvorhergesehener Umstände nur einen Teil des Gesamtbetrages bezahlt. In unserem Beispiel zahlt der Kunde vom Gesamtbetrag nur 7.000 Euro an.
Um die Zahlung anzulegen, klicken wir in der Rechnung auf "Einzahlung erfassen" links oben.
Wir legen eine Zahlung des Kunden in Odoo an. Da wir dem Kunden die Restsumme nicht erlassen, klicken wir "offen halten" unter Zahlungsdifferenz.
Wir sehen, dass oben rechts im grünen Band "Teillieferung" angezeigt wird (wir zeigen euch in einem unserer Kurse, wie man Übersetzungen in Odoo vornimmt bzw. korrigiert - hier sollte ja eigentlich Teilzahlung stehen und nicht Teillieferung). Wir können ebenfalls erkennen, das Odoo die Teilzahlung mit Eingangsdatum hinterlegt hat. Auch den noch offenen Restbetrag können wir sehen.
Auch der Kunde kann online die Veränderung zu seinem offenen Restbetrag nachverfolgen/erkennen.
Einzahlungen erfassen
In den meisten Fällen werden jedoch Rechnungen komplett und auf einmal bezahlt. Wenn wir die Zahlung also komplett eintragen, dann wird der Datensatz wie folgt aussehen:
Übersicht nach Kunde sortiert auf dem Partner-Kontoauszug
Lass uns einen kurzen Blick auf den Partner-Kontoauszug im Menü Finanzen näher betrachten. Gehen wir hierzu zu Finanzen -> Partner-Kontoauszug
Wenn wir uns nun die beiden Transaktionen der Teilzahlung unseres Beispielkunden "Die Kaffeetante" genauer ansehen, sehen wir, dass der Sollbetrag 13.968,22 Euro und der Habenbetrag 7.000,00 Euro betragen und der Saldo 6.968,22 Euro ist.
Das bedeutet, dass:
1. wir eine Rechnung über 13.968,22 Euro erstellt haben.
2. der Kunde aber nur 7.000 Euro bezahlt hat.
3. ein Restsaldo von 6.968,22 Euro verbleibt.
INV/2022/0006 zeigt uns die Rechnungsdetails zu unseren Beispielrechnungen und BNK1/2022/0011 zeigt die Bankeinzahlungen des Kunden.
Um Rechnungen zu Zahlungseingängen direkt zu vergleichen, kannst du diese vorne anklicken (ein Häkchen erscheint). Nun werden die gewählten Einträge ausgewertet. Du siehst nun, die Rechnungssumme war 13.968,22 Euro (Soll). Der bisheriger Zahlungseingang zu dieser Rechnung durch den Kunden beläuft sich auf 7.000 Euro (Haben) und du siehst den Restbetrag in Höhe von 6.968,22 Euro (Saldo).
Berichte in Odoo 15 Community
Ich will gleich vorweg ganz ehrlich sein - Odoo hat viele Berichte, unter anderem auch den Gewinn- und Verlustbericht, aus der Community Version heraus-genommen. Ärgerlich, das ganz bestimmt. Es gibt aber bereits Module von Drittanbietern, mit welchen die fehlenden Berichte sehr gut ersetzt werden können.
Wir empfehlen hier zum Beispiel diese Module: All in One Dynamic Financial Reports und dieses sogar kostenfreie Modul: Dynamic Financial Reports.
Was Odoo 15 Community im Standard bietet sind diverse Auswertungen unter dem Menüpunkt Finanzen. Hier z.B. Umsätze nach Konten und Perioden
Hier zum Beispiel die Liste zum Verkauf
Hier zum Beispiel die Liste zu den Liquiden Mitteln
