Du hast mit der Einarbeitung in das Einkaufsmodul von Odoo 15 Community begonnen und möchtest nun eine Bestellung an deinen Lieferanten anlegen und versenden. In Odoo beginnt eine Lieferantenbestellung immer mit der Angebotsanfrage. Erst wenn diese Anfrage bestätigt wurde, kann sie in eine Bestellung (Beschaffungsauftrag) gewandelt werden.
Odoo 15 unterstützt dich bei allen Prozessen der Einkaufsverwaltung deines Unternehmens. Wie z.B. das Versenden von Angebotsanfragen an Lieferanten, die Bestellung von Waren, die Verwaltung von Kaufverträgen, die Verwaltung deiner Lieferanten, Produkten und Produktvarianten uvm. Wie alle Module in Odoo, ist auch das Einkaufsmodul komplett integriert in das gesamte Odoo-System sobald du es installiert hast.
Mit dem Einkaufsmodul von Odoo 15 kannst du Angebots-/Lieferanfragen an mehrere Lieferanten senden und aus den eingegangenen Angeboten das beste auswählen. Nachdem du einem Angebot zugestimmt hast, kannst du die Bestellung an den Lieferanten senden und ihm die Geschäftsbedingungen und die Produktbeschreibung mitteilen.
In diesem Blog sehen wir uns Schritt-für-Schritt an, wie man eine neue Bestellung im Odoo 15 Einkaufsmodul erstellt.
Deine Bestellungen
Wenn du im Hauptmenü des Einkaufsmoduls auf Aufträge klickst, wähle die Option Bestellungen. Im Dashboard kannst du deine vorhandenen Bestellungen sehen. Diese kannst du mit Hilfe der Filteroption nach verschiedenen Kategorien anzeigen lassen, wie z.B. nach Meine Bestellungen, Markiert, Nicht anerkannt, Wartende und Erhaltene Rechnungen, dem Bestelldatum und sogar nach möglichen Warnungen. Die Bestellungen können auch, wie in Odoo üblich, nach Lieferant, Einkäufer und Bestelldatum gruppiert werden.
Das Dashboard wird dir im Standard in einer Listenansicht gezeigt. Wer es lieber in Kanban-Ansicht mag, kann dazu einfach rechts auf das Icon klicken. Es gibt dort auch die Möglichkeit Aktivitäten zu den Bestellungen zu sehen, den Kalender zu öffnen und eine Pivot-Tabelle mit einer Auswertung zu sehen. Im Dashboard selbst finden Sie auf einen Blick:
- die Referenznummer der Bestellung für eine fortlaufende und leichtere Überwachung
- das Bestätigungsdatum durch den Lieferanten
- den Namen des Lieferanten
- für welches Unternehmen bestellt wurde
- das geplante Lieferdatum
- die nächste Aktivität
- einen Referenzbeleg (Kaufvertrag)
- die Summe und den Stand der Rechnung (Faktura)
Eine neue Bestellung anlegen
Um eine neue Bestellung anzulegen, klicke im Dashboard Bestellungen auf die Schaltfläche Anlegen. Du siehst nun das Datenblatt Bestellungen /Neu /Angebotsanfrage.
In dieses Datenblatt trage alle nötigen Informationen wie:
- den Namen des Lieferanten
- die Lieferantenreferenz (falls vorhanden)
- der Kaufvertrag kann ausgewählt werden (falls vorhanden).*
- die Bestellfrist (also das Datum, bis zu dem das Angebot bestätigt und in eine Bestellung umgewandelt werden soll).
- das Lieferdatum (das vom Lieferanten zugesagte Lieferdatum).
- die Option Bestätigung kann aktiviert werden (so kannst du an dem gewählten Tag vor der voraussichtlichen Lieferung eine Bestätigungsanfrage-E-Mail an den Lieferanten senden. So kannst du den Lieferanten bitten, das exakte Lieferdatum zu bestätigen.)
- Falls du das Lagermodul installiert hast: Wähle hier die Lieferadresse
*Du kannst übrigens einen neuen Kaufvertrag unter Menüpunkt Aufträge /Kaufverträge /Anlegen erstellen.
Um Produkte zur Bestellung hinzuzufügen, klicke in der Registerkarte Produkte auf Ein Produkt hinzufügen. Du kannst nun ein Produkt aus deiner bisherigen Anlage auswählen oder ein neues Produkt erstellen. Bei der Auswahl eines bestehenden Produktes werden die anderen Felder des Produktmenüs, wie z. B. Produktbeschreibung, Menge, Maßeinheit, Verpackungsmenge, Verpackung, Stückpreis, Steuern und Zwischensumme, automatisch mit den hinterlegten Informationen ausgefüllt.
Du kannst die Angaben allerdings noch ändern. Du kannst auch mehrere Produkte zu der Bestellung hinzufügen. Verfahre einfach wie zuvor bis du alle benötigten Produkte eingetragen hast.
Es ist auch möglich, eine Notiz zu dem jeweiligen Produkt hinzufügen, indem du auf Eine Notiz hinzufügen klickst. Die allgemeinen Geschäftsbedingungen für die Bestellung kannst du an der dafür vorgesehenen Stelle einfügen oder aber durch eine entsprechende Einstellung in den Allgemeinen Einstellungen als Webseite einmalig anlegen und als Link auf deinen Unterlagen vermerken.
Weitere Informationen können unter der entsprechenden Registerkarte eingetragen werden. Hier kannst du Informationen wie z.B. den Namen des verantwortlichen Einkäufers, das Unternehmen für welches bestellt wird (nur interessant für eine Multi-Unternehmensanlage), den Referenzbeleg, die vereinbarten oder gewünschten Lieferbedingungen. Ist das Abrechnungsmodul* installiert, siehst du die Felder Zahlungsbedingungen und die Steuerposition.
*Ja, es gibt eine Möglichkeit das Abrechnungsmodul in Odoo 15 zu installieren. Es ist nur nicht mehr so offensichtlich wie in Odoo 14. Du möchtest wissen wie? Dann buche den Einarbeitungskurs für Odoo 15 Community.
Nachdem du das Datenblatt komplett ausgefüllt hast, kannst du die Bestellung ganz einfach über Odoo ERP per E-Mail versenden. Soweit du deinen E-Mail-Server konfiguriert haben.
Hierzu klicke auf die Schaltfläche Sende Bestellung per E-Mail. Eine von Odoo automatisch generierte E-Mail wird auf deinem Bildschirm angezeigt. Es ist bereits der Kontakt des Lieferanten unter Empfänger eingetragen. Du kannst weitere Kontakte hinzufügen, um diese über die Bestellung zu benachrichtigen. Eine von Odoo erzeugte PDF wird der E-Mail automatisch angehängt. Wenn du weitere Dateien an die E-Mail anhängen möchten, klicke auf Eine Datei anhängen. Wenn du den Text der E-Mail ändern möchten, kannst du dies ebenfalls ohne Probleme tun.
Klicken auf die Schaltfläche Senden, um die E-Mail abzusenden, sobald du mit deinem Ergebnis zufrieden bist.
Es gibt nun diverse Möglichkeiten in diesem Datenblatt, weitere Schritte vorzunehmen. Zum einen:
- Produktvorgänge eintragen (sobald deine Ware gekommen ist, kannst du hierüber den Eingang der Waren ins System einpflegen).
- Das Eingangsdatum bestätigen. Wenn du eine Antwort vom Lieferanten über das exakte Eingangsdatum erhalten hast, kannst du es hierüber anpassen bzw. bestätigen.
- Bestellung abbrechen (dafür kann es viele Gründe geben).
- Bestellung sperren. Mit dieser Aktion ist es nicht mehr möglich, die Bestellung abzubrechen oder gar zu verändern.
