Was kann das Anwesenheitsmodul in Odoo 15 Community?
Wir geben dir einen Einblick über die Möglichkeiten des Odoo 15 Moduls "Anwesenheit"

Die Verwaltung der Anwesenheit von Mitarbeitern kann schwierig sein. Die  Überwachung der Mitarbeiteranwesenheit ist in vielen Bereichen und Branchen  unerlässlich. Z.B. wenn ihr Dienstleistungen anbietet, welche nach geleisteter Arbeitszeit abgerechnet werden; wenn ihr Löhne und keine Gehälter bezahlt; oder, wenn ihr nach Tarif bezahlt und Überstunden in Freizeit wandeln oder eine Ausgleichszahlung leistet. Ihr seht - es gibt viele Gründe für den Bedarf eines Anwesenheits-Tools.

Dieser Blog gibt einen Überblick über das s.g. Anwesenheits-Modul in Odoo 15. Lerne hier, wie damit gearbeitet wird und welche Funktionen bereits in der Community Version (also der kostenlosen Variante von Odoo) inklusive sind.

An- und Abmelden

Das untere Bild zeigt das Dashboard des Anwesenheitsmoduls in Odoo 15 Community. Das An- und Abmelden für die Arbeit ist mit dem Anwesenheits-Modul spielend einfach und kann entweder an einem zentralen Punkt oder direkt am Arbeitsplatz erfolgen. 

Das Dashboard enthält die Schaltfläche "Anklicken und Anmelden/Abmelden", um sich mit nur einem Klick anzumelden oder eben abzumelden. Da die Mitarbeiter in der Odoo-Datenbank registriert sind, hat Odoo deren  Zugangsdaten und erkennt den Mitarbeiter sofort und leitet auf die entsprechende Registrierungsseite oder das Ausgangsfenster weiter (siehe Bild). 

Der Anmelde-/Abmelde-Bereich des Dashboards gibt Ihnen Echtzeit-Informationen und lässt deine Mitarbeiter wissen, wie viel Zeit gearbeitet wurde und ob Fehlzeiten oder Überstunden vorhanden sind.

Der Kioskmodus

Der Kioskmodus bietet Mitarbeitern eine einfache Möglichkeit, sich an einem zentralen Punkt (zum Beispiel für Mitarbeiter ohne digitalen Arbeitsplatz) anzumelden. Hierzu muss im Bereich des Anwesenheitsmoduls auf die Registerkarte „Kioskmodus“ geklickt werden. Es öffnet sich eine Seite mit den unten gezeigten Registrierungsoptionen.

Scannen oder manuelle Anmeldung

Mit der Scan-Funktion können Mitarbeiter euren Firmenausweis einscannen und sich damit anmelden bzw. abmelden. Odoo unterstützt biometrische Scanner und auch Barcode-Scanner. Beide Gerätetypen können direkt mit Odoo verbunden werden.


Anstatt zu scannen, können Mitarbeiter auch die manuelle Methode zur Registrierung nutzen. Dazu klicken sie auf "Manuell identifizieren" und eine Seite mit der Liste der Mitarbeiter wird geöffnet, wie unten gezeigt:

Auf dieser Seite muss der Mitarbeiter  lediglich auf sein Profil klicken und wird sofort registriert, soweit das Profil nicht durch ein Passwort oder eine PIN geschützt ist. Sonst muss dies noch eingegeben werden. Das Einrichten eines geschützten Check-ins bietet zusätzliche Sicherheit für eure Mitarbeiterprofile. 

Um Pin-Codes für das Anwesenheitsmodul zu konfigurieren, gehe im Dashboard des Anwesenheitsmoduls auf die Registerkarte "Einstellungen".


Klicke auf das Kontrollkästchen vor Mitarbeiter-PIN, um die Funktion zu aktivieren. Vergiss nicht auf "Speichern" zu drücken. Um die PIN für einzelne Mitarbeiter festzulegen, gehe zum Mitarbeitermodul und vom Dashboard zum Mitarbeiterprofil, wie im Bild unten gezeigt:



Klicke jetzt auf die Schaltfläche "Bearbeiten", um das Profil des Mitarbeiters zu bearbeiten. Gib im Feld "PIN Code" auf der Registerkarte HR-Einstellungen die PIN des Mitarbeiters ein, wie in der Abbildung oben gezeigt.

Gib ähnlich wie bei der PIN die Ausweis ID ein. Klicke nach der Konfiguration auf die Schaltfläche "Speichern", um die Profileinstellungen zu speichern.

Gehe nach der Konfiguration zurück zum Anwesenheitsmodul und klicke auf die Schaltfläche Manuel Anmelden im Kioskmodus. Wählen Sie auf der Mitarbeiterseite den Mitarbeiter aus und das Modul fragt (wie unten zu sehen) nach der PIN.


Gib hier die PIN ein und klicke auf die Schaltfläche OK, um einzuchecken.

Anwesenheiten

Der Menüpunkt "Anwesenheit" ist ein geschützter Bereich, welcher nur Vorgesetzten und Führungskräften zur Verfügung stehen sollte. Dieser Bereich enthält alle Details zu den Mitarbeitern wie unten dargestellt.


Alle Details zu den Anwesenheiten der Mitarbeiter können in diesem Bereich eingesehen werden. Klicke auf die Schaltfläche "Anlegen", um einen neuen Eintrag auf der Seite "Anwesenheit" zu erstellen.

Klicke auf einen Eintrag in der Liste, um ihn zu bearbeiten. Du kannst die Anwesenheitsseite in zwei Hauptansichten anzeigen lassen: Liste (Standard) und Kanban-Ansicht. Die Ansichtsoptionen befinden sich in der rechten Ecke der Anwesenheitsseite, wie im unteren Bild dargestellt.



Diese Seite verfügt über die unten gezeigten Filter- und Gruppierungsoptionen, mit denen du leicht auf die Anwesenheiten der Mitarbeiter zugreifen können.


 
Zu den Filteroptionen gehören "Meine Anwesenheiten", "Einchecken", "Nicht ausgecheckt" und du kannst einen "benutzerdefinierten Filter hinzufügen".

Klicke auf die Filteroptionen, um die Anwesenheiten von Mitarbeitern herauszufiltern. Die Gruppierungsoptionen sind ähnlich wie die Filteroptionen. Du kannst sie anwenden, um Anwesenheitszeiten zu gruppieren (z.B. für Teams).

Anwesenheitsanalyse

Der Menüpunkt "Berichtswesen" im Modul "Anwesenheit" enthält die Anwesenheits-Analyse. Diese spielt eine wesentliche Rolle bei der Verbesserung der Effizienz der Verwaltung der Mitarbeiteranwesenheit. Die Analyse enthält verschiedene grafische Darstellungen, die auf den in Echtzeit erfassten Daten der Mitarbeiter basiert. Die untenstehende Abbildung zeigt die Seite mit der Anwesenheitsanalyse.


In der oben dargestellten Tabelle sind Mitarbeiter durch verschiedene Farben gekennzeichnet. Auf dem oberen Deck der Seite werden die Mitarbeiter und ihre jeweiligen Farben in der nachstehenden Abbildung hervorgehoben dargestellt.



Das oben gezeigte Diagramm stellt die geleisteten Arbeitsstunden dar. Wenn du auf Überstunden (siehe unten) gehst, zeigt es dir ein Diagramm zu den "Überstunden" des Mitarbeiters (siehe unten).


Unsere Demo-Mitarbeiter haben wohl all ihre Überstunden gerade erst abgebaut ;-)

In ähnlicher Weise können die Daten auf der Grundlage der unten dargestellten "Anzahl" angezeigt werden.



Du kannst diese Kennzahlen verwenden, um ein genaueres Bild über die Anwesenheitsdaten zu erhalten.

Ähnlich wie bei den Kennzahlen gibt es mehrere Optionen für die Darstellung von Diagrammen. Zu den Diagrammen gehören Balkendiagramm (Standard), Liniendiagramm und Kreisdiagramm. Für das Balkendiagramm gibt es zusätzliche Optionen für die Anordnung der Daten im Diagramm. Zu den Optionen gehören gestapelt, aufsteigend und absteigend, wie unten gezeigt.

 
Mit Diagrammen kannst du unmöglich alle detaillierten Analysedaten abrufen. Um detaillierte und übersichtliche Daten zur Anwesenheitsanalyse zu erhalten, musst du die Ansicht von Diagramm zu Pivot ändern. Klicke dazu auf das Icon ganz rechts neben der Listenfunktion (), sieht unten:



Hier gibt es einen detaillierteren Überblick über die Anwesenheitsanalyse und es ist möglich, die Daten zu filtern, welche du zur Analyse sehen möchtest.

Zur Info: In der Community Variante von Odoo 15 kann man keine Informationen manuell in diese Analyse eintragen.

Die Anwesenheitsanalyse in der Pivot-Ansicht ermöglicht es, die Anwesenheitsdaten eurer Mitarbeiter schneller und effizienter zu erfassen und die Mitarbeiter entsprechend zu verwalten.

Da das Anwesenheitensmodul von Odoo Echtzeitdaten der Arbeitsabläufe eurer  Mitarbeiter speichert, ist es für Manager und Führungskräfte einfach, den Personalbestand zu jeder Zeit zu verfolgen und Arbeitsressourcen (auch spontan) planen zu können.

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Green Footprints Technology, Melanie Lee 22 Januar, 2022
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