Journaltypen anlegen und verwalten im Abrechnungsmodul
Arbeiten mit dem Abrechnungsmodul in Odoo 15 Community

Es gibt mehrere Arten von Buchhaltungs-Journalen, die auf Einträgen basieren, welche dein Unternehmen erhält oder tätigt. Die Verwaltung dieser Journale kann anstrengend sein, muss es aber nicht. Mit Hilfe von Odoo 15 kannst du deine Journale einfach erstellen, verwalten, konfigurieren und jederzeit einen detaillierten Überblick erhalten.

Journale sind wichtig und unverzichtbar. In einem Journal werden nämlich alle Geschäftsfälle eines Unternehmens chronologisch erfasst. Somit lässt sich mittels Journal einfach und schnell nachvollziehen, welcher Geschäftsfall an welchem Tag stattgefunden hat. Jeder einzelne Journaleintrag umfasst das Datum, die Namen der angesprochenen Konten, die Beträge und ob sie als Soll oder Haben registriert wurden.

In diesem Blog erfährst du, wie Journaltypen im Buchhaltungsmodul von Odoo 15 einrichtest, konfigurierst und verwaltest.

Die Einstellungen

Das Erstellen und Verwalten von Journalen im Abrechnungsmodul von Odoo 15 ist relativ einfach. Um Journale zu erstellen und zu konfigurieren, gehst du im Modul Abrechnung in der Hauptmenüleiste auf Konfiguration, dann klickst du im Bereich Finanzen auf Journale.

Es öffnet sich eine Liste mit einer Reihe von Odoo vorinstallierten Journalen:

Wenn du auf die Schaltfläche Anlegen klicken, öffnet sich ein Formular zum Erstellen eines neuen Journals.

Gib hier den Namen des neuen Journals mit Bezug auf die zukünftigen Einträge ein, die es beinhalten wird. Das erleichtert die Verwaltung deiner Journale. Odoo unterbreitet dir im Feld Typ eine Journal-Typen Auswahl. Wähle, ob es sich um ein Verkaufs-, Einkaufs-, Kasse/Bank-, Bank- oder Sonstiges Journal handelt.

Ein Verkaufsjournal wird z.B. für Buchungen von Kundenrechnungen verwendet. Einkaufsjournale für die Buchung von Lieferantenrechnungen, ein Kassenjournal wird verwendet, um tägliche Bargeldtransaktionen und Kundeneinzahlungen zu verfolgen, und das Bankjournal wird verwendet, um Bankauszüge zu buchen und alle von der Bank durchgeführten Transaktionen zu verfolgen und zu aktualisieren. Sonstige Journale nutzt du für alles andere als die vorgenannten Buchungsarten.

Der Journal-Typ Verkauf- und Einkauf

Die Einstellungen in der Registerkarte Buchungssätze und Erweiterte Einstellungen, ändern sich je nachdem, welchen Journal-Typen du wählst. Wenn du ein Verkaufsjournal wählst, sieht die Konfiguration in der Registerkarte Buchungssätze wie folgt aus:

Wähle hier das Standard-Erlöskonto aus. Klicke dazu auf das leere Feld neben dem Standard-Erlöskonto und es öffnet sich ein Dropdown-Feld mit der entsprechenden Auswahl.

Nach der Wahl des Erlöse-Kontos wird dieses automatisch auf das neue Journal angewendet.

Nachdem die Buchungseinträge entsprechend konfiguriert wurden, gehst du weiter zum Registerblatt Erweiterte Einstellungen.



Jeder Journal-Typ hat seine eigenen zulässigen Kontentypen (Allowed account types), aus denen entsprechende Konten ausgewählt werden können. Klicke auf die Option Weitere suchen..., um weitere Optionen für Kontentypen zu erhalten, sollten die aufgezeigten nicht passend sein.

Ähnlich wie bei den erlaubten Kontenarten kannst du auch die erlaubten Konten je nach gewähltem Journal-Typ auswählen. Klick dazu auf das Feld Erlaubte Konten (Allowed accounts), um eine Reihe von Optionen für die erlaubten Konten aufzurufen (siehe unten).

Aktivitäten planen

Selbstverständlich kannst du auch eine Aktivität für dieses Journal planen. unterhalb des Formulars steht die Schaltfläche Aktivität planen. Es öffnet sich unteres PopUp Fenster. Lege den Aktivitätstypen und eine für die Aktivität verantwortliche Person fest. Du kannst auch eine Aktivitätszusammenfassung in dem Abschnitt Notiz hinterlegen. 

Die Einrichtung eines Aktivitätenplans ermöglicht es, den wichtigen Cashflow in deinem Unternehmen im Auge zu behalten.

Der Journal-Typ Kasse/Bank

Bei den Kassen- und Banktypen gibt es zwei zusätzliche Registerkarten. Die Eingehenden Zahlungen (Incoming Payments) und die Ausgehenden  Zahlungen.

Die Buchungsinformationen können im Registerblatt Buchungssätze konfiguriert werden. Wählen das entsprechende Bankkonto und das Suspense-Konto (also das Sperrkonto) aus der Auswahlliste aus. Da der Journaltyp in diesem Fall Kasse lautet, kannst du auch ein Erlöse- und ein Verlustkonto wählen. Jetzt legst du am besten auch ein Kurzzeichen für das Journal fest.

Wir kommen zum nächsten Registerblatt. Ausgehende Zahlungen. Ähnlich wie bei den eingehenden Zahlungen kannst du hier auch die Zahlungsmethoden konfigurieren. Klicken auf die Einträge und klicke aus der Dropdown-Liste die gewünschte Zahlungsmethode, um sie anzuwenden oder fügen eine neue Zahlungsmethode hinzu, indem du auf die Schaltfläche Eintrag hinzufügen klickst.

Kommen wir zum letzten Registerblatt in diesem Journal-Typ. Den erweiterten Einstellungen. Wähle im Bereich Kontenzugriff, aus den zulässigen Kontotypen aus und klicke auf die Schaltfäche Weitere suchen... um weitere Kontotypen zu sehen. 

Nach der Wahl der zulässigen Kontotypen wähle nun die zulässigen Konten. Klicke hierzu auf das leere Feld neben dem Abschnitt Erlaubte Konten (Allowed accounts). Eine Dropdown-Liste unterstützt wieder deine Wahl.

PASSENDE KURS UND MINI-MODULE FÜR DICH:

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Der Journal-Typ Bank

Ähnlich wie beim Journal-Typ Kasse/Bank verfügt der Jorunal-Typ Bank über die beiden zusätzlichen Registerkarten Eingehende Zahlungen und Ausgehende Zahlungen

Füge in der Registerkarte Buchungseinträge das Bankkonto und deine/eure  Kontonummer hinzu. Wähle ein Sperrkonto aus. 

Banktransaktionen werden übrigens bis zum endgültigen Abgleich auf diesem Konto gebucht

Wähle auch das entsprechende Erlös- und Verlustkonto und vergebe ein Kurzzeichen. Gehe bei den weiteren Registerkarten vor wie zuvor erklärt.

Die Buchungssätze in Journalen

Um den Ablauf von Buchungen in den Journalen in Odoo zu verstehen, schauen wir uns am besten mal an, wie der Journal-Typ Verkauf funktioniert.


Klicke im Modul Abrechnung in der Hauptmenüleiste auf Kunden und dann auf Rechnungen. Es öffnet sich die Liste Rechnungen. 



Wenn du auf die Schaltfläche Anlegen klickst, öffnet sich eine Seite zur Erstellung einer neuen Rechnung.



Wir geben den Kunden ein, zusammen mit dem Rechnungsdatum. Geben das Fälligkeitsdatum an und wählen das Journal aus.

 
Du kannst hierzu auch die kleine Schaltfläche  neben dem Feld Journal verwenden, um eine Übersicht über alle Journale zu erhalten.

Über den Link gelangst du auch zum Bereich Journal-Konfiguration. Hier kann man das Journal, wenn nötig, noch einmal ändern oder anpassen. Das kann äußerst praktisch sein, wenn man zu Beginn alle Einstellungen testet.



Wir fügen noch ein Produkt hinzu und bestätigen unsere neue Rechnung. Damit wir die Buchung sehen, müssen wir nur noch die Zahlung für unsere Demonstration eingeben. Hierzu gehen wir auf die Schaltfläche Einzahlung erfassen.

Wir haben die Zahlung angelegt und klicken nun auf die Schaltfläche Zahlung erstellen. Die Zahlung ist nun registriert.

Nach der Konfiguration kannst du den Eintrag im Verkaufsjournal finden. Um auf das Verkaufsjournal zuzugreifen, gehe auf die Registerkarte Buchhaltung und klicke unter dem Abschnitt Journal auf Verkauf, wodurch du zum Verkaufsjournal gelangst (siehe unten).



Die Journaleinträge, die sich auf die Rechnung beziehen, werden wie in der obigen Abbildung gezeigt aufgelistet. Der Eintrag wird im gewählten Journal erfasst. 




Auf diese Weise lassen sich Journale einfach verwalten und gleichzeitig wird die Unübersichtlichkeit der Journale gewahrt. 

PASSENDE KURS UND MINI-MODULE FÜR DICH:

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Journaltypen anlegen und verwalten im Abrechnungsmodul
Green Footprints Technology, Melanie Lee 3 Mai, 2022
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