Der Einkauf ist meist ein fester Bestandteil deines Unternehmens. Er regelt die Beschaffung deiner Waren, von Dienstleistungen und benötigter Rohstoffe von Lieferanten. Eine sehr wichtige Aufgabe. Ein angemessenes Einkaufs-Management-Tool wie Odoo 15 unterstützt dein Einkaufsteam. Mit Odoo 15 kannst du Angebotsanfragen erstellen, diese an die Lieferanten senden, die Bestellung bestätigen und eine interne Lieferantenrechnung erstellen.
In diesem Blog wollen wir einen Blick darauf werfen, wie man in Odoo seine Bestellungen verwaltet.
Die Einkaufsbestellung
Nachdem du eine Angebotsanfrage an deinen Lieferanten gesendet hast und er diese in Form eines Angebotes bestätigt hat, kannst du die Anfrage direkt aus dem Datenblatt der Angebotsanfrage heraus in eine Bestellung wandeln.
Du kannst natürlich auch direkt eine Bestellung anlegen, solltest du nach der Lieferanten-Preisliste bestellen wollen oder Katalogpreise vorliegen, bzw. die Bestellung bei dem Lieferanten in einer Regelmäßigkeit stattfinden.
Im Dashboard Bestellungen (im Menü unter Aufträge/Bestellungen) siehst du alle deine laufenden und abgeschlossenen Bestellungen. Du findest hier noch weitere wichtige Informationen auf einen Blick. Mehr dazu lesen hier.
Um alle Informationen zu einer bestimmten Bestellung einzusehen, wähle die betreffende Bestellung in der Liste aus und klicken darauf. Du findest dort auch Informationen zu den bestellten Waren.
Eingang von Waren
Nachdem die bestellten Waren angekommen sind, kannst du den Eingang in Odoo eintragen. Das tust du, indem du auf die Schaltfläche Produktzugänge klickst. Es öffnet sich ein neues Datenblatt. Vermutlich beginnt deine Nummer mit WH/IN. Ich habe in unserer Demo Warehouse durch Lagerhalle ersetzt und dafür das Kürzel LH vergeben.
Du kannst hier:
- den Namen des Lieferanten
- den Lagerort
- das geplante Datum für die Lieferung
- die Frist für den Eingang der Lieferung
- den Referenzbeleg (die Odoo Vorgangsnummer / Bestellnummer)
sehen.
Du siehst unter dem Registerblatt Vorgänge die bestellten Waren und die Bedarfsmenge, sowie das Feld Erledigt und die Mengeneinheit. Im Feld erledigt sehen wir, welche Menge bereits zu dieser Bestellung verbucht wurde.
Unter dem Registerblatt Zusätzliche Informationen findest du Versand-Informationen, einschließlich der Trackingnummer des Spediteurs, das Gewicht (Netto), das Gewicht für den Versand (Brutto) und den Namens des Verantwortlichen und (bei Multi-Unternehmen) das Unternehmen.
Lieferrückstand anlegen
Sollte die Bestellung komplett in einer Anlieferung angekommen sein, kannst du auf die Schaltfläche Bestätigen klicken. Es kommt ein PopUp Fenster mit einer Warnung, welche du in diesem Fall so hinnehmen kannst.
Falls die Anzahl der gelieferten Waren geringer ist als die eigentliche Bestellung, kannst du einen Lieferrückstand erstellen. Das gilt auch, wenn die Warendifferenz nicht mehr nachgeliefert wird (z.B. bei Restposten oder Ausverkauf).
Klicke dazu auf hinter dem Produkt. Es öffnet sich dieses PopUp Fenster:
Klicke auf Eintrag hinzufügen und gebe unter Erledigt die korrekte Anzahl der gelieferten Menge ein. Danach bestätige.
Beim Schließen des Vorgangs bemerkt Odoo nun den Lieferrückstand und schlägt vor einen Lieferrückstand anzulegen. Du kannst nun, wenn du keine weitere Lieferung mehr erwartest, auf Keine Lieferrückstände klicken. Damit ist die Bestellung abgeschlossen.
Solltest du noch eine Nachlieferung erwarten, klicke auf Lieferrückstand erstellen.
Wenn die restliche Ware eintrifft, öffnest du den Vorgang und klickst auf Produktzugänge. Es öffnet sich nun die obige Liste. Du siehst einen Eintrag mit Erledigt und einen neuen Eintrag mit Bereit. Öffne den neuen Eintrag. Das ist unser erzeugter Lieferrückstand. Nun gehe wieder vor, wie vorher auch.
Du kannst in diesem Datenblatt auch den Packschein für die Kommissionierung und einen Lieferschein über die Schaltfläche Drucken als PDF für den Druck herunterladen. Um Etiketten für die Waren zu drucken und zu konfigurieren, klicke auf die Schaltfläche Labels drucken.
Warenrückgabe
Nun sagen wir, du hast den falschen Artikel bestellt. Die Müllbeutel passen nicht. Die Lieferung muss zurück. Klicke dafür auf die Schaltfläche Retoure ausführen im Bestellungsvorgang/Produktzugänge. Das PopUp-Fenster Rücklieferung öffnet sich.
Gib hier ein, welcher Artikel und welche Menge zurückgegeben werden sollen. Klicke nach der Eingabe der Details auf die Schaltfläche Retoure ausführen.
Eine Lieferanten-Rechnung erstellen
Damit du es später einfacher hast, die Original Lieferanten-Rechnung in dein Odoo System zu verbuchen, kannst du aus der Bestellung heraus bereits eine Lieferanten-Rechnung erstellen. Also eine Buchung anlegen. So musst du beim Eingang der Lieferantenrechnung lediglich die Referenznummer nachtragen und beide Rechnungen auf Stimmigkeit überprüfen.
Der Rechnungsentwurf wird mit Informationen wie dem Lieferanten, der Lieferadresse, der Rechnungsreferenz (diese kannst du entsprechend nachtragen) die Zahlungsreferenz, die Empfängerbank, das Rechnungsdatum, das Buchungsdatum, das Fälligkeitsdatum und das Journal gefüttert. In der Registerkarte Rechnungszeilen werden Informationen zu den Waren angezeigt.
Weitere Informationen zur Buchhaltung findest du unter der Registerkarte Buchhaltungszeilen. Hier siehst du die Buchungszeilen zu diesem Vorgang, wie Odoo sie verbuchen wird, wenn du den Vorgang speicherst und bestätigst.
Unter Weitere Informationen können Angaben zu Lieferbedingung und der Steuerzuordnung hinterlegt werden.
Du kannst die Details bearbeiten und ändern, indem du auf die Schaltfläche Bearbeiten klickst. Wenn du die Schaltfläche Drucken klickst, kannst du entweder nur die Rechnung oder die Rechnung MIT Zahlungsdaten ausdrucken. Über die Schaltfläche Action kannst du einen Zahlungslink erzeugen und diesen teilen. Ebenso besteht hier die Möglichkeit die Rechnung zu einer Gutschrift mit Erstattung zu wandeln.
Bestätigen kannst du den Rechnungsentwurf erst, wenn das Rechnungsoriginal im Haus ist und alle fehlenden Angaben (Rechnungsdatum und Referenz) eingetragen werden konnten. Bis dahin speichert Odoo diese als Entwurf.
Zahlung einer Lieferanten-Rechnung
Nachdem du die Original-Rechnung des Lieferanten erhalten hast und alle fehlenden Daten ergänzen konntest, sowie die Rechnungen miteinander verglichen und geprüft hast, kannst du den Rechnungsentwurf bestätigen.
Sobald die Rechnung zur Zahlung fällig ist, kannst du der Rechnung eine Gutschrifts- bzw. Belastungsanzeige hinzufügen. Das tust du, indem du auf die Schaltfläche Einzahlung erfassen bzw. Gutschrift erstellen klickst.
Wenn du auf die Schaltfläche Einzahlung erfassen klickst, öffnet sich ein PopUp-Fenster, in welchem du Informationen wie: Journal, Zahlungsmethode, Bankkonto des Empfängers, den Betrag, das Zahlungsdatum und ein Memo eintragen kannst.
Wenn du alle Eingaben getätigt hast, kannst du Zahlung erstellen klicken. Odoo erstellt entsprechende Buchungssätze im Abrechungsmodul und macht automatische Vermerke.
Du kannst am grünen Band mit dem Schriftzug BEZAHLT erkennen, dass diese Rechnung ausgeglichen ist.
Gutschrift erstellen
Gehen wir davon aus, dir wurde zu spät mitgeteilt, dass die Ware beschädigt oder unbrauchbar ist und zurück an den Lieferanten geht. Du musst die Rechnung stornieren - also eine Gutschrift erstellen.
Gehe dazu auf die Schaltfläche Gutschrift erstellen. Es öffnet sich dieses PopUp-Fenster mit allen Angaben. Gebe einen Grund für die Gutschrift an, damit du später noch nachvollziehen kannst, was der Anlass für die Gutschrift war.
Wie du sehen kannst, ist der Vorgang wieder ausgeglichen.
