Wie du ein Journal konfigurierst

Es gibt mehrere Journalarten, basierend auf die Buchungen die sie empfangen oder enthalten. Die Verwaltung der Journale kann mühsam sein. Mit der Unterstützung von Odoo 15 Community kannst du jedoch deine Journale jederzeit problemlos erstellen, verwalten, konfigurieren und auch detailliert einsehen.

Um Journale im Abrechnungsmodul von Odoo 15 zu erstellen und zu konfigurieren, gehst du im Dashboard des Moduls "Abrechnung" auf den Menüpunkt "Konfiguration" und dann auf "Journale". Sehe hier:

Es öffnet sich ein neues Datenblatt mit einer Liste von vorinstallierten Journalen, wie unten dargestellt:



Klicke auf den Button "Anlegen" und es öffnet sich ein weiteres Datenblatt  (siehe Bild unten), um ein neues Journal zu erstellen.



Gebe hier nun den Namen des neuen Journals ein, bezugnehmend auf die Einträge, die das Journal bearbeiten soll. Du kannst den Journal-Typ in Odoo 15 im Feld "Typ" auswählen. Klicke hierzu auf das Feld "Typ" und wähle aus der Dropdown-Auswahl einen passenden Journal-Typen aus. Du kannst wählen zwischen: Verkauf, Einkauf, Kasse/Bank, Bank und Sonstiges.

Merke!
Ein Verkaufsjournal wird verwendet, um Kundenrechnungen zu versenden und zu verwalten.
Im Einkaufsjournal werden Buchungen über erhaltene Lieferantenrechnungen verwendet.
Das Kassen/Bank Journal wird verwendet, um tägliche Bargeldtransaktionen und Kundenzahlungen zu verfolgen.
Das Bankjournal wird verwendet, um Bankauszüge zu buchen und alle von der Bank durchgeführten Transaktionen zu verfolgen und zu aktualisieren.
Für alle anderen Buchungssätze nutzen Sie das Journal "Sonstiges".

Verkaufs- und Einkaufs-Journale

Klicke auf den gewünschten Journal-Typ, um ihn auf das neue Journal anzuwenden. Die Einstellungen in den Registerblättern "Buchungssätze" und "Erweiterte Einstellungen" ändern sich je nach Journal-Typ. Wenn du z.B. den Journal-Typ "Verkauf" gewählt hast, sieht die Konfiguration im Abschnitt "Buchungssätze" wie folgt aus:

Unter dem Registerblatt "Buchungssätze" kannst du Buchhaltungsinformationen für den ausgewählten Journal-Typ einstellen. So kannst du das Standard-Erlösekonto (Default Income Account) auswählen. Klicke hierzu auf das leere Feld neben dem Default Income Account/Standard-Erlösekonto. Es öffnet sich eine Dropdown-Auswahl:



Wähle nun aus der Dropdown-Auswahl ein entsprechendes Erlösekonto aus bzw. wenn du ein neues Erlösekonto anlegen möchtest, klicke die Auswahl "Anlegen und Bearbeiten". Das nachfolgende Datenblatt dient der Erstellung des neuen Standard-Erlösekontos.

Du kannst, sollte das gewünschte Erlösekonto noch nicht gelistet sein, aber auch erst auf die Auswahl "Weitere suchen..." klicken und dort prüfen, ob das gesuchte Erlösekonto hier zu finden ist. Nach der Auswahl des Erlösekontos wird es automatisch auf das neue Journal angewendet.

Du kannst auf diesem Datenblatt ebenfalls wählen, ob das Journal eine eigene Gutschriftenfolge haben soll. Zum Aktivieren klickst du auf das Kontrollkästchen neben "Fest zugeordnete Gutschrift-Sequenz". Du kannst auch einen Kurzcode für das neue Journal in das Feld "Kurzzeichen" eingeben.
Wähle die Währung aus dem Abschnitt "Währung".

Nachdem du die Buchungssätze konfiguriert hast, kannst du zum Registerblatt  "Erweiterte Einstellungen" gehen.



Für jeden Journal-Typ gibt es eigene zulässige Kontotypen, aus denen du ein Konto auswählen kannst (siehe unten).



Diese zulässigen Konten wählst du aus der Dropdown-Auswahl aus. Klicke auf die Auswahl "Weitere suchen...", um weitere Möglichkeiten für die Kontotypen zu erhalten, sollte der passende Kontotyp noch nicht dabei sein.

Ähnlich wie bei den erlaubten Kontotypen kannst du die erlaubten Konten je nach dem von Ihnen gewählten Journal-Typ auswählen. Klicke dazu auf das Feld "Erlaubte Konten/Allowed accounts", um eine Auswahlliste für die erlaubten Konten zu sehen.



Wähle aus der Dropdown-Auswahl das zulässige Konto aus. Speichern nicht vergessen.

Schon gewusst?
Du kannst diesen Einstellungsbereich nutzen, um eine aktive Nachfassaktionen (Follow Customer Payments) zu planen. Klicke hierzu auf das Feld neben "Aktivität planen"(siehe unten).



Übrigens: Eine Aktivität kann zum Beispiel auch etwas sein, das Odoo automatisch an den Kunden sendet, wenn der Zahlungstermin versäumt wurde (also eine Zahlungserinnerung, Mahnung etc.).

Wenn du in diesem Datensatz eine Aktivität planst, erscheinen zwei zusätzliche Felder (siehe unten) mit weiteren Einstellungsmöglichkeiten für die geplante Aktivität.
 

Du kannst einen "Aktiven Benutzer" festlegen oder die für die geplante Aktivität verantwortliche Person festlegen. Falls du möchtest, kannst du eine Beschreibung in das Feld "Aktivitätszusammenfassung" hinterlegen. Die Einrichtung eines Aktivitätenplans kann dafür Sorge tragen, dass Zahlungseingänge pünktlich(er) eingehen und wenn eben nicht -> dann sofort reagiert wird.

Im Bereich Zahlungskommunikation kannst du die Art der Kommunikation festlegen. Das ist im Grunde genommen die Art und Weise, wie dein Unternehmen mit den Kunden über Zahlungen für Dienstleistungen oder Produkte kommuniziert. Klicke auf das Feld neben "Kommunikationsart", um die Art der Zahlungskommunikation festzulegen.

Beachte, dass die Standardeinstellung "Auf der Grundlage einer Rechnung" ist. Wähle den Kommunikationsstandard auf der Grundlage des Landes, in dem dein Unternehmen ansässig ist.

Im besten Fall nutzt du bereits die Option Rechnungen per E-Mail zu versenden. Sollte das der Fall sein, siehst du auf diesem Datenblatt (wie bei unserem Screenshot) ein E-Mail Alias Eingabefeld. Wenn nicht, dann die Option den E-Mail Server einzurichten.

Beachte, dass die Einstellungen für den Journal-Typ "Einkauf" dem des Journal-Typs "Verkauf" ähnelt. Du kannst hier also entsprechend gleich vorgehen.

Kasse und Banken

Bei den Kasse und Bank Journalen öffnen sich zwei zusätzliche Registerkarten.  Nämlich Eingangs- und Ausgangszahlungen.

Die Buchungsinformationen können in der Registerkarte "Buchungssätze" hinterlegt werden. Wähle das Konto aus dem Feld Kasse (Cash Account) und das Konto für die Rückstellung im Feld "Suspense Account". Da der Journal-Typ Kasse ist, kannst du auch ein Erlöskonto und Verlustkonto auswählen. Du kannst wie gehabt auch ein Kurzzeichen vergeben.

Nun kannst du die Einstellungen für das Register "Rechnungseingang" (Incoming Payments) vornehmen.



Du kannst hier die Art der Zahlung im Abschnitt Zahlungsmethode auswählen und den Namen der Zahlweise eintragen. Einige Zahlungsarten werden standardmäßig erstellt (siehe Bild oben). Du kannst eine neue Zahlungsmethode erstellen, indem du auf die Schaltfläche "Eintrag hinzufügen" klickst und die Zahlungsmethode hinzufügst.

Nach der Konfiguration machst du mit der Registerkarte "Ausgehende Zahlungen" weiter.

Ähnlich wie bei den eingehenden Zahlungen kannst du hier nun die Zahlungsarten in den Feldern einstellen. Klicke auf die Felder und wähle aus der Dropdown-Auswahl der Zahlungsarten aus und klicke darauf, um sie anzuwenden oder füge eine neue hinzu, indem du auf die Schaltfläche "Eintrag hinzufügen" klickst. 

Nach dem du  alles konfiguriert und gespeichert hast, klicke auf die Registerkarte "Erweiterte Einstellungen". Wir haben es fast geschafft. 

Wähle wieder die zulässigen Konten unter "Allowed account types". 

Bank Journal

Ähnlich wie das Kassen-Journal hat das Bank-Journal zwei zusätzliche Registerkarten (Zahlungseingang und Zahlungsausgang). Füge im Abschnitt "Buchungssätze" das Bankkonto hinzu. Wähle das Interimskonto (Zwischenkonto/Verrechnungskonto) aus dem Feld "Suspense Account". Der Buchungssatz (Banktransaktion) wird bis zur endgültigen Abstimmung auf diesem Konto verbucht. Wähle ebenfalls das Erlös- und Verlustkonto und geben Sie ein Kurzzeichen ein (falls gewünscht).

Trage im Abschnitt "Bankverbindung" die Kontonummer und die Bank ein. In Odoo Community ist ein direkter Datentransfer, wie in Enterprise, zwischen Odoo und der Bank nicht möglich. Wenn du die Kontoauszüge deiner Bank dennoch in Odoo transferiert haben möchtest, könnten eventuell diese beiden kostenfreien Module hierbei weiterhelfen.

Odoo 15 Account Bank Statement Import Modul - von Odoo Mates (kostenfrei)

Odoo 15 Full Accounting Kit - von Cybrosys (kostenfrei)

Solltest du mehr benötigen, können wir gerne für dich nach einem anderen Modul Ausschau halten oder ein Modul für dich programmieren. 

Übrigens: Du kannst das Cybrosys Accounting Kit Modul auch in unserer Odoo 15 Live Demo testen.

Beispiel zur Verdeutlichung

Schauen wir uns gemeinsam an, wie der Journal-Typ Verkauf als Beispiel funktioniert. Dazu müssen wir ein neues Journal vom Typ "Verkauf" konfigurieren, wie unten gezeigt. 

Nehmen wir nun die Konfigurationen für die Buchungssätze und die erweiterten Einstellungen wie im Bild vor und speichern sie mit dem Button "speichern".

Nun klicken wir im Dashboard des Abrechnungsmoduls unter "Kundenrechnungen" auf "Neue Rechnung". Es öffnet sich ein Datenblatt mit einem Rechnungsentwurf.

 
Wir geben hier den Kunden zusammen mit dem Rechnungsdatum ein. Wir geben das Fälligkeitsdatum für die auszulösende Aktion an und wählen das Journal aus.

Tipp!
Leider kann in Odoo 15 Community kein Lieferdatum angegeben werden. Solltest du diese Funktion dennoch benötigen, kann dir vielleicht dieses günstige  Drittanbieter Modul weiterhelfen:  Add Delivery Date on Invoice - von Optima ICT Services LTD.



Von hier aus könnten wir auch das Verkaufs-Journal nochmals nachkonfigurieren oder generell konfigurieren, hätten wir das vorher noch nicht gemacht. Diese Funktion ermöglicht es, während der Rechnungserstellung schnelle Konfigurationen an Journalen vorzunehmen.

Nachdem wir alles eingetragen und konfiguriert haben, speichern wird die Rechnung ab, indem wir auf den Button "speichern" klicken. Wir fügen im  Registerblatt "Rechnungszeilen" unser Produkt hinzu und bestätigen die Rechnung nun, indem wir auf die Schaltfläche "bestätigen" klicken. Im nächsten Schritt geben wir die Zahlung der Rechnung ein.
 


Auf der rechten Seite dieses Datenblattes sehen wir "Einzahlung erfassen" dort werden wir gleich im nächsten Schritt die Zahlung des Kundens erfassen.

Aber zuerst werfen wir einen Blick darauf, dass aufgrund unserer Aktivitätsplanung im Verkaufs-Journal nun für heute ein Anruf geplant wurde. Die Aktivität wird automatisch ausgeführt und der Benutzer bzw. zugewiesene darüber in Kenntnis gesetzt, wenn die Zahlung des Kunden das Fälligkeitsdatum überschreitet.

Du kannst nun oben in der Menüzeile die kleine Uhr mit einer 1 erkennen. Wenn du darauf klickst, erscheint die Nachricht "Buchungssatz".Wenn du darauf klickst kommst du zu der Rechnung für welche eine Anruf beim Kunden geplant ist, aufgrund der Nichtzahlung der Rechnung. Du kannst die Aktivität ebenfalls im Nachrichtenbereich unterhalb der des Rechnungsdatenblattes sehen. 





Und auch hier in der Rechnungsaufstellung können Sie den geplanten Anruf erkennen.

Gehen wir nun zurück zu unserer Kundenrechnung, damit wir die Zahlung des Kunden eintragen können.



Oben rechts gehen wir nun auf "Einzahlung erfassen", damit sich ein PpUp Fenster öffnet, in welchem wir die Zahlung des Kunden anlegen können. Hier geben wir an, wohin der Kunde überwiesen hat (in unserem Beispiel an unsere Bank),wenn du die Daten hast, kannst du auch die Kontodaten des Kunden hinterlegen von wo aus die Zahlung getätigt wurde. Du trägst den Betrag ein, das Zahlungsdatum bzw. wann der Betrag auf unserem Konto eingegangen ist und unter Memo die Rechnungsreferenz.



Nun klicken wir auf den Button "Zahlung erstellen", um die Zahlung im Abrechnungsmodul von Odoo zu verbuchen. Sie können nun folgende Veränderung erkennen:



Du kannst nun auch den Vorgang im Verkaufsjournal finden. Um auf das Verkaufsjournal zuzugreifen, gehen wir auf die Registerkarte "Finanzen" und klicken unter Journale auf "Verkauf". Nun sehen wir folgende Buchungssätze:



Die Buchungssätze, die sich auf unsere Rechnung beziehen, werden wie in der obigen Abbildung gezeigt aufgelistet.

Der Eintrag wird in dem von uns gewählten Journal erfasst. Wenn wir andere Journale als das Verkaufsjournal gewählt hätten, wäre der Eintrag in den entsprechenden Journalen erfasst worden. Ähnlich wie bei diesem Journal-Typ können Sie selbstverständlich auch Rechnungsvorgänge mit den übrigen Journaltypen durchführen.

Auf diese Weise können Journale einfacher verwaltet und gleichzeitig die Unübersichtlichkeit von Journalen erheblich reduziert werden.