Ein Dokumenten-Management-System ist eine Software-Lösung. Sozusagen eine digitale Verwaltung Ihrer Dokumente. Die meisten Dokumenten-Management-Systeme werden hauptsächlich im Geschäftsbereich benutzt. Einfach ausgedrückt, sind Dokumentenverwaltungssysteme so konzipiert, dass Aufgaben im Zusammenhang mit der Verwaltung von Dokumentationen schneller, einfacher und effizienter werden. Lassen Sie uns heute einen tieferen Einblick geben, was ein Dokumentenverwaltungssystem für jedes Unternehmen oder Organisation leisten kann.
1. Einfaches Suchen und Finden
Auch wenn das Papier sicher eine der größten Erfindungen war, wurde es irgendwann zu einer schweren Belastung für Unternehmen und Organisationen. Große Mengen dokumentierter Informationen mussten gespeichert und verarbeitet werden. Unmengen an gestapeltem Papier und auch verlorener Dokumentationen waren irgendwann gang und gebe.
1957 wurde die Scan-Technologie erfunden. Diese revolutionierte in den 1980er Jahren die Software-Entwicklung. Die ersten Dokumentenverwaltungssysteme wurden erstellt. Die damalige Aufgabe war ganz klar. Unmengen an Dokumenten einscannen und an einem gesicherten Speicherort digital ablegen, damit das Personal diese auch digital und zeitsparend wiederfinden kann.
Und das ist auch schon unser Grund Nummer eins. Nämlich Dokumente schnell und einfach über einen Laptop, einen Rechner bzw. auch über ein mobiles Gerät zu suchen und zu finden, ohne dabei schwere Ordner von rechts nach links zu wälzen und hin und her schleppen zu müssen.
2. Sicherheit
Die Aufbewahrung von Ordnern und auch Einzeldokumenten war noch nie einfach und vor allem nicht sicher. Sie können schnell verlegt oder durch Natureinflüsse (Wasser, Feuer, Luft, Sonne) für immer verloren gehen.
So sparen wir uns mit einer digitalen Lösung die Notwendigkeit von abschließbaren und unzugänglichen Schränken. Diese Sicherheit, dass unsere Daten an einem sicheren Ort gespeichert sind, ist auch schon Grund Nummer 2 der für eine digitale Dokumenten-Management-Lösung spricht.
3. Sicherer und schneller Zugang
Das Versenden von großen Datenmengen war schon immer schwierig. Viele E-Mail-Postfächer sind nicht sehr groß oder es wird generell oft eine Sperre für größere Datenmengen festgelegt. Mit einem Dokumenten-Management-System müssen keine (sensiblen) Daten mehr versendet werden. Ein Zugang zu gewissen Dokumenten kann erteilt und auch wieder entzogen werden. So bleiben Dokumente da, wo sie hingehören.
Und da haben wir auch schon Grund Nummer 3: sicherer und schneller Zugang zu den Daten. Da keine Daten per E-Mail übermittelt werden, werden keine E-Mail-Fächer verstopft, keine Daten geraten in falsche Hände.
4. Dokumentenverfolgung
Aber nicht nur die Weiterleitung von großen Datenmengen ist ein Problem. Auch die Nachverfolgung von Änderungen und Genehmigungen sind es. Angenommen ein Dokument muss geprüft oder genehmigt werden und diese ist nicht da. Oder was ist, wenn einer der Genehmigungsstellen noch Änderungen oder Mängel feststellt? Dann muss der ganze Prozess von vorne losgehen.
Einer der Hauptgründe für die Entwicklung von Dokumenten-Management-Systemen war eine schnelle und effiziente Weiterleitung von Dokumenten. Mit solch einem System können zu dem (unser Grund Nummer 4) Notizen und Bemerkungen gemacht werden. Alle Prüfer können diese sehen. Jeder Vermerk wird zeitlich unwiderruflich festgehalten. So bleibt die Nachverfolgung ein Kinderspiel.
5. Cloud basiert
Es ist üblich geworden Softwaresysteme in der „Cloud“ unterzubringen. Die meisten Softwaresysteme müssen flexibel zu verwenden sein, wenn sie nicht Cloud-basiert wären, müssten wir teilweise wieder für extra Räume sorgen, die wieder für entsprechende Sicherheit garantieren (Feuer, Wasser, etc.). Daher macht eine Unterbringung der Dokumentenverwaltungssysteme in der Cloud viel Sinn.
Natürlich haben viele Unternehmen und Organisationen (die meisten davon sicherheitsrelevante) Bedenken hinsichtlich der Verwaltung ihrer wertvollen "Online-Inhalte". Wie bei den meisten Lösungen ist die Notwendigkeit der einfachen, flexiblen und mobilen Nutzung gegeben, und es sind bereits viele tragfähige sichere und Cloud-basierte Lösungen für das Dokumenten-Management-System verfügbar. Daher unser Grund Nummer 5.
Die unverkennbaren Vorteile noch einmal aufgelistet:
Lassen Sie uns die absoluten Vorteile eines solchen Super-Systems noch einmal kurz in einer Liste zusammenfassen:
- Schneller arbeiten können
- Fehler reduzieren
- Keine verlorene Dokumente
- Zeit, Platz und Geld sparen
- Prozesse automatisieren
- Kundenservice verbessern
- Wissen, wo deine Dokumente sich befinden
- Von überall aus arbeiten
- Zugriff kontrollieren
- Dateien und Veränderungen im Blick
- Die Bearbeitung von Dokumenten ist schnell und effizient
Braam Lee
Ist Ihr direkter Ansprechpartner, wenn Sie Bedarf an einem digitalen Dokumenten-Verwaltungs-System haben.
Herr Lee betreute bereits mehrere, auch größere Firmen, welche einen Umzug Ihrer Daten in ein cloud-basiertes Dokumenten-System nutzen wollten.
